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活動(dòng)策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)清單

發(fā)布時(shí)間:2017-05-24   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.mwlandscapedesign.com

  按風(fēng)險(xiǎn)源來(lái)分類,分為客戶風(fēng)險(xiǎn)隱患、自身風(fēng)險(xiǎn)隱患和第三方風(fēng)險(xiǎn)隱患。

  客戶風(fēng)險(xiǎn)隱患主要集中在客戶對(duì)活動(dòng)參與的配合程度和對(duì)活動(dòng)本身的認(rèn)可度上,這一點(diǎn)其實(shí)少有發(fā)生,不過(guò)作為風(fēng)險(xiǎn)源的其中之一,它有一個(gè)最重要的隱患因素,那就是不可控性極高。

  自身風(fēng)險(xiǎn)隱患和第三方風(fēng)險(xiǎn)隱患都出現(xiàn)在人員和物料上,其中人員占的比例還不算太大,而且可以通過(guò)總控人員、結(jié)對(duì)人員和機(jī)動(dòng)人員現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)的方式把這個(gè)隱患最小化,而最頻發(fā)的風(fēng)險(xiǎn),也就是物料了。

  如果再按活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的物料進(jìn)行分解,分為設(shè)備類,現(xiàn)場(chǎng)物料類和節(jié)目類,其中現(xiàn)場(chǎng)物料類太多屬于“輕度風(fēng)險(xiǎn)”,而設(shè)備屬于絕對(duì)“中度”以上風(fēng)險(xiǎn)。

  由此,我們擬定了以下一張風(fēng)險(xiǎn)清單表。

  

杭州伍方會(huì)議活動(dòng)策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)清單

 

  4.3為重要風(fēng)險(xiǎn)上一份保單

  并不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)引發(fā)事故。

  但一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,而又無(wú)應(yīng)急預(yù)案,那么活動(dòng)一定會(huì)失敗。

  分析完活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的類型,接下來(lái),我們要針對(duì)每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)給出一個(gè)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)接觸方案。

  

杭州伍方會(huì)議活動(dòng)策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)清單

 

  在風(fēng)險(xiǎn)類別表中,我們明確了所有風(fēng)險(xiǎn)的通用對(duì)策為三項(xiàng):①完善活動(dòng)執(zhí)行方案。②加強(qiáng)活動(dòng)過(guò)程監(jiān)控。③配置機(jī)動(dòng)人員與機(jī)動(dòng)預(yù)算。這個(gè)很好理解,就像凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢一樣。有大部分的輕度風(fēng)險(xiǎn)可以在活動(dòng)執(zhí)行案策劃期間考慮在內(nèi),通過(guò)過(guò)程監(jiān)控確保失誤率的降低,通過(guò)機(jī)動(dòng)人員和預(yù)算的配置,補(bǔ)充策劃和執(zhí)行中被忽略的小環(huán)節(jié)以及應(yīng)付臨時(shí)意外。

  就拿之前我們擬寫的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)清單舉例,

  Q1:話筒出問(wèn)題怎么辦?

  A1:①保證電池滿格。②活動(dòng)開(kāi)始前檢查。③備用準(zhǔn)備。

  Q2:演員出現(xiàn)不了怎么辦?

  A2:①主持人拖時(shí)間。②備用節(jié)目頂上。③通知財(cái)務(wù)不給演員結(jié)賬。

  Q3:模特在臺(tái)上摔倒了怎么辦?

  A3:①工作人員迅速扶起來(lái)。②拍張照片,發(fā)微博,我們可能會(huì)火。

  雖然以上的解除方案中有一些玩笑的意思,但可以看出,大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以被解除,只要你準(zhǔn)備充分,管控有力,調(diào)度靈活。

  ?永遠(yuǎn)準(zhǔn)備B方案

  做人做事必須要有“備用方案”

  制定備用方案,不是因?yàn)槲覀儗?duì)既定計(jì)劃和方案沒(méi)有信心,而是環(huán)境的變化總是那么突然而且不盡人意。尤其是在活動(dòng)中,永遠(yuǎn)彩排不了意外。

  所以,永遠(yuǎn)準(zhǔn)備B方案,當(dāng)你的A計(jì)劃失靈的時(shí)候。

  制定B計(jì)劃的原則是,當(dāng)原定計(jì)劃或計(jì)劃的某些關(guān)鍵點(diǎn)不能實(shí)現(xiàn)以致影響整個(gè)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)時(shí)才能使用。

  

杭州伍方會(huì)議活動(dòng)策劃組織要素之如何構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)清單

 

  我們可以做這樣的思考邏輯:

  如果在A計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)了(情況),就使用B計(jì)劃。

  比如:

  如果活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)物資不足或無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到位,就(聯(lián)絡(luò)好備用物資供應(yīng)點(diǎn),供應(yīng)商事先備貨,立即聯(lián)絡(luò)并最快時(shí)效內(nèi)送達(dá))。

  如果活動(dòng)中突發(fā)人身傷害,則由現(xiàn)場(chǎng)工作人員送往醫(yī)務(wù)保健區(qū),情況嚴(yán)重則使用機(jī)動(dòng)車輛隨后送往就近醫(yī)院。工作人員離開(kāi)期間,活動(dòng)繼續(xù)進(jìn)行,但隨時(shí)保持與隨行就醫(yī)人員的聯(lián)絡(luò)。

  如果活動(dòng)當(dāng)天出現(xiàn)暴雨或高溫等惡劣天氣,就減少或取消戶外活動(dòng)項(xiàng)目,并預(yù)備足夠的遮陽(yáng)傘或雨具。

  如果活動(dòng)獎(jiǎng)品不足,則需要提高互動(dòng)游戲難度,減少互動(dòng)環(huán)節(jié)時(shí)間。

  要記住B方案是為解決風(fēng)險(xiǎn)意外而指定的,A方案才是主方案。等風(fēng)險(xiǎn)接觸之后,還是需要回到主方案里將活動(dòng)做完,除非一種情況,A中出現(xiàn)重度風(fēng)險(xiǎn),且這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)直接影響了A的后續(xù)工作,而進(jìn)行的替代B方案,甚至是取消方案。

  

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