還記得你上一次出席過(guò)的高效會(huì)議嗎？會(huì)議議程明確；時(shí)間按照開(kāi)始、中間和結(jié)束階段合理劃分；逐步討論每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)目；信息清晰、傳播高效。但還缺了點(diǎn)什么。真正的價(jià)值、創(chuàng)造性和創(chuàng)新往往出現(xiàn)在會(huì)外。員工可能會(huì)在開(kāi)會(huì)前幾分鐘設(shè)計(jì)出一項(xiàng)新的廣告活動(dòng)，或在會(huì)間休息時(shí)集思廣益，解決某個(gè)客戶問(wèn)題。會(huì)后，員工也許會(huì)構(gòu)想出新產(chǎn)品或新服務(wù)的好點(diǎn)子。在無(wú)拘無(wú)束的時(shí)刻，人們彼此往來(lái)，分享創(chuàng)意，開(kāi)展創(chuàng)新。但是，如果能把這些時(shí)刻引入會(huì)議，會(huì)如何？

　　高管們大約有一半的工作時(shí)間都在開(kāi)會(huì)——而這些時(shí)間又有一半是無(wú)效的，其中30%的會(huì)議時(shí)間都用來(lái)討論沒(méi)有結(jié)果的問(wèn)題。當(dāng)然，并不是所有的會(huì)議都毫無(wú)成效，但還有更好的辦法來(lái)溝通信息、動(dòng)員員工和鼓勵(lì)創(chuàng)新。要改進(jìn)會(huì)議，可以采取以下步驟：

　　1. 專注于激勵(lì)員工的因素。丹尼爾·平克（Daniel H. Pink）在其著作Drive（中譯名《驅(qū)動(dòng)力》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2012年出版）中列舉了三種能激勵(lì)我們的心理需求。“能力”代表著我們提高自身技能、追求更重要之事的需求，“自治”是我們主導(dǎo)自己生活的愿望，而“關(guān)聯(lián)”則是我們交往和關(guān)愛(ài)他人的需求。當(dāng)這些需求得到滿足后，員工的敬業(yè)度、工作積極性、生產(chǎn)率、創(chuàng)新能力和忠誠(chéng)度都會(huì)提高。那么，我們?cè)撊绾螌⑦@些激勵(lì)因素潛移默化地融入會(huì)議呢？

　　2. 將會(huì)議變成戰(zhàn)略參與討論會(huì)（strategic engagement session，SES），以激發(fā)團(tuán)隊(duì)的共同創(chuàng)造力為重點(diǎn)，從新的角度了解有待解決的問(wèn)題，進(jìn)而創(chuàng)造價(jià)值。在低效的會(huì)議上，領(lǐng)導(dǎo)者占用大部分時(shí)間發(fā)布信息，其余的時(shí)間告訴與會(huì)者這些信息對(duì)他們來(lái)說(shuō)意味著什么。

　　想象一下，有一個(gè)工作小組，其成員各具其才，為團(tuán)隊(duì)做出同等的貢獻(xiàn)。居于團(tuán)隊(duì)核心的領(lǐng)導(dǎo)者，其角色是引導(dǎo)參與者完成活動(dòng)，提出啟發(fā)性的問(wèn)題，鼓勵(lì)每個(gè)人積極參與。

　　假設(shè)公司召開(kāi)一次預(yù)定為1小時(shí)的月度情況報(bào)告會(huì)。不要將90%的時(shí)間用于信息發(fā)布，10%的時(shí)間用于討論，可以試試4D SES形式：開(kāi)會(huì)前，發(fā)布（Distribute）戰(zhàn)術(shù)數(shù)據(jù)；用5分鐘來(lái)確定（Determine）數(shù)據(jù)是否具備基本的清晰度和背景，回答問(wèn)題，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息；用25分鐘指導(dǎo)（Direct）大家理解信息，解析信息的含義，避免造成誤解。運(yùn)用“展示－思考”練習(xí)。推動(dòng)關(guān)鍵問(wèn)題的討論，期待所有人都能積極出謀劃策。綜合重要結(jié)果，尊重不同意見(jiàn)。用30分鐘將每個(gè)人的創(chuàng)造力相結(jié)合，制定關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)（Drive）新結(jié)果轉(zhuǎn)化為知識(shí)。將“展示－思考”練習(xí)的成果加以整理，形成成熟的結(jié)果，例如添加知識(shí)定義的行動(dòng)計(jì)劃。

　　籌備SES

　　遵循以下9條指導(dǎo)原則，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者便會(huì)成為鼓勵(lì)大家積極參與的會(huì)議協(xié)調(diào)人：1）保持目光接觸，建立關(guān)系，讓對(duì)話富有意義。2）承認(rèn)各人知識(shí)儲(chǔ)備的差異，因?yàn)榕c會(huì)者的背景和專長(zhǎng)各不相同。設(shè)定平衡的基調(diào)，營(yíng)造非評(píng)判性的文化氛圍，讓大家放心大膽地提問(wèn)。3）推進(jìn)開(kāi)放式討論。幫助別人發(fā)言，但不要替他們發(fā)言。可以提出諸如“對(duì)你來(lái)說(shuō)，這在工作中意味著什么？”之類的問(wèn)題。通過(guò)提示“請(qǐng)?jiān)俳o我講講這一點(diǎn)”來(lái)鼓勵(lì)進(jìn)一步的討論。4）如實(shí)表達(dá)自己的想法，但不要不懂裝懂。只有協(xié)調(diào)人不包攬大部分討論，才能涌現(xiàn)出更妙的創(chuàng)意。5）提出問(wèn)題、尋求理解、發(fā)現(xiàn)意義。求知欲會(huì)推動(dòng)溝通，激發(fā)進(jìn)一步了解他人的愿望。6）通過(guò)確認(rèn)自己已經(jīng)了解與會(huì)者的建議或意見(jiàn)，對(duì)其表示認(rèn)可。7）如果出了錯(cuò)，要找機(jī)會(huì)承認(rèn)。當(dāng)你承認(rèn)自己從未有過(guò)某些想法時(shí)，你便同與會(huì)者拉近了關(guān)系，賦予他們自主權(quán)。8）交替擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)者和追隨者。將指揮權(quán)交給與會(huì)者，仔細(xì)傾聽(tīng)，遵從他們的領(lǐng)導(dǎo)。9）運(yùn)用幽默。要想消除緊張感，沒(méi)有什么比歡笑更快。保持輕松氛圍，從日常情境和話語(yǔ)中尋找幽默。