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會(huì)議的意義

發(fā)布時(shí)間:2015-09-27   內(nèi)容來源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.mwlandscapedesign.com
導(dǎo)讀:會(huì)議的主要目的就是解決問題,頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策,員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上,如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題,是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題,會(huì)議的意義,會(huì)議是一個(gè)集合的載體,通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂,2.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在,會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的,即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議,一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議,會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在
 
 
會(huì)議的意義
會(huì)議的主要目的就是解決問題,但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁,不但無益于解決問題,反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策,常常是員工的夢魘;員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上,不僅浪費(fèi)公司成本,也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題,是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。
 
會(huì)議的意義
 
1
 
如上圖1-1,會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂,相互碰撞,從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
 
2.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
 
會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的,即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議,這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門,一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議,它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此,會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。
 
3.會(huì)議是一種群體溝通的方式
 
開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通,絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展,人們的溝通方式越來越多,現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通,但是,群體溝通,即會(huì)議這種方式,是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀,這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
 
會(huì)議的目的
 
◆開展有效的溝通
 
會(huì)議是一種多項(xiàng)交流,可以集思廣益,實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 ◆傳達(dá)資訊
 
通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策,也就是說向員工傳達(dá)來自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。 ◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
 
許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況,了解員工的工作進(jìn)度;同時(shí),借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式,來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。
 
◆達(dá)成協(xié)議與解決問題
 
達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟,通過這6個(gè)步驟,最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
 
◆資源共享
 
利用開會(huì)匯集資源,以期相互幫助,共同進(jìn)步。 ◆開發(fā)創(chuàng)意
 
開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議,形成新的構(gòu)思,并且論證新構(gòu)思,使其具有可行性。
 
◆激勵(lì)士氣
 
年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心,朝著一個(gè)方向共同努力。 ◆鞏固主管地位
 
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值,更為了鞏固自己的地位,經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議,以此來強(qiáng)化自己的地位。
 
會(huì)議的種類
 
會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類,每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用,每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。
 
會(huì)議的頻率
 
每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率,只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率,才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。
 
1.固定的部門會(huì)議
 
2.全體會(huì)議
 
3.處理突發(fā)事件的會(huì)議
 
4.一對(duì)一會(huì)議
 
會(huì)議成本的計(jì)算
 
會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非常可觀的一筆數(shù)目,它關(guān)系到一家公司的得失成敗,因此萬萬不可等閑視之。
 
1.會(huì)議的時(shí)間成本
 
2.直接的會(huì)議成本
 
3.效率損失成本
 
開會(huì)時(shí),主管人員必須離開自己的工作崗位,這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失,就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況:
 
【自檢】
 
請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來。
 
A、固定的部門會(huì)議 ①至少每兩月一次 B、一對(duì)一會(huì)議 ②隨時(shí) C、處理突發(fā)事件的會(huì)議 ③按需要 D、全體會(huì)議 ④至少每月一次
 
◆見參考答案1-1
 
【本講總結(jié)】
 
從某種角度而言,世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題,然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng),造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。
 
因此,每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起,深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本,只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí),才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。
 
【心得體會(huì)】
 
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
 
會(huì)議規(guī)范
 
會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分:會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。
 
1◆上午8-9一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此,試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析,從人的生理和心理角度來看,是不現(xiàn)實(shí)的。
 
◆上午9-10點(diǎn)之間,員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談,同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。
 
◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間,最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴,不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 ◆下午3-5點(diǎn)之間,最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期,人人希望馬上回家,在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。
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