會議接待服務(wù)培訓(xùn)

 

 會議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會務(wù)時的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。

 

1.會議服務(wù)的籌備

1)與會議承辦單位負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商,詳細(xì)了解會議的性質(zhì)、會議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時間、人數(shù)、場地大小、用餐標(biāo)準(zhǔn)、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。

2)會議服務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細(xì)的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進(jìn)程、會場布置、會議宣傳等內(nèi)容。方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員,然后填寫會議通知。

2.會議服務(wù)的準(zhǔn)備

(1)會場布置 

1)會場環(huán)境布置。會場應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會議內(nèi)容,還應(yīng)通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

2)會議臺型布置。根據(jù)參加會議的人數(shù)選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

(2)會議用品準(zhǔn)備

1)茶杯。須經(jīng)過消毒,消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。

3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內(nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。

4)小毛巾。無斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。

6)簽到臺。臺布無污跡,無破損。

7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。

8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。

10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。

(3)設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備

1)接通計算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。

2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。

3)調(diào)試話筒效果。

4)安排攝影、攝像位置。

5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18 度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。

 

 

3.會議服務(wù)程序

(1)會議迎賓服務(wù)

1)會議開始前1小時,迎賓員應(yīng)在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達(dá)。來賓到達(dá)時應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。

2)簽到時,服務(wù)人員應(yīng)主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到,然后引領(lǐng)至?xí)龌蛐菹⑹摇?/div>