會議籌劃的步驟,杭州會議籌劃步驟有哪些？

 

一、 會前準(zhǔn)備

      1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？

      2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案

      3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組

         限定每個項(xiàng)目的商議時間。

      4、收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。

      5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

      6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

      7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。 

 

      二、會議期間服務(wù)

     

      三、會后工作

      1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動

         的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。

      2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

 

 

會議接待流程23條

　會前工作：

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報(bào)價。

3、邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。

8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、

   翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

 

　會中工作：

9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待

11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。

12、會議秘書在會議接待（報(bào)到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分

    發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。

13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等

    安排）。

16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。

17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

 

會后工作：

20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。