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會(huì)議接待殘疾人與會(huì)者要注意提供給他們一定的便利，所謂便利，它主要包括兩個(gè)方面：
--設(shè)施便利
--服務(wù)便利
顧名思義，設(shè)施便利主要側(cè)重于硬件方面，比如
--酒店客房
--會(huì)議室
--停車(chē)場(chǎng)
--車(chē)庫(kù)
--路邊
--坡道
--入口
--過(guò)道
--電梯
--樓梯
--應(yīng)急措施
--餐廳
--零售店等
--公廁
--電話(huà)
--飲水器
--登記處等等
服務(wù)便利是指為殘疾人所提供的服務(wù)，以保證他們享有與正常與會(huì)者同樣的經(jīng)歷和待遇。
服務(wù)便利
服務(wù)便利涉及的是計(jì)劃和決策事宜。其實(shí)，殘疾的概念范圍很廣，表現(xiàn)形式多種多樣，殘疾人有時(shí)可能只是健康方面的問(wèn)題，因此，要給他們安排固定的、次數(shù)較多的或時(shí)間更長(zhǎng)些的中間休息時(shí)間，讓他們可以利用這段時(shí)間去衛(wèi)生間或服用藥物。有些與會(huì)者出于健康原因可能需要會(huì)議提供特殊飲食。
根據(jù)潛在與會(huì)者的要求以及陸續(xù)通過(guò)注冊(cè)表和其他途徑收集的信息，會(huì)議策劃者可以相應(yīng)調(diào)整計(jì)劃和決策。象處理交通問(wèn)題一樣，可以指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，如果有問(wèn)題出現(xiàn)，此人可以全權(quán)負(fù)責(zé)處理。如果與會(huì)者有特殊要求，可以請(qǐng)他以書(shū)面形式記錄下來(lái)并告知會(huì)議策劃人員或酒店和其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的會(huì)議服務(wù)經(jīng)理。相關(guān)信息應(yīng)該傳達(dá)至每一個(gè)與會(huì)者。如果會(huì)議組織機(jī)構(gòu)或發(fā)言人能為盲人與會(huì)者專(zhuān)門(mén)提供相應(yīng)的盲文資料，那么這一做法肯定將會(huì)受到與會(huì)人員的稱(chēng)贊。在某些情況下，這樣做或許增加了成本，但是從另一方面看，你在向公眾發(fā)送出一個(gè)非常有意義的信息，即本次會(huì)議時(shí)刻想與會(huì)者所想，急與會(huì)者所急。
現(xiàn)在，很多機(jī)構(gòu)在主席臺(tái)旁邊安裝有字幕顯示設(shè)備，它可以現(xiàn)場(chǎng)顯示發(fā)言人所講的內(nèi)容。這對(duì)那些有聽(tīng)力障礙的人尤為有用。有些會(huì)議組織機(jī)構(gòu)甚至聘請(qǐng)專(zhuān)人為聾啞人與會(huì)者提供手語(yǔ)翻譯，或?yàn)橛幸暳φ系K的與會(huì)者提供會(huì)議記錄服務(wù)。對(duì)于一些瑣碎的事情，比如為導(dǎo)盲犬提供個(gè)喝水碗，雖然花錢(qián)不多，但卻會(huì)給與會(huì)者留下美好而長(zhǎng)久的印象。他們會(huì)非常欣賞會(huì)議所提供的周到而熱情的服務(wù)。
設(shè)施便利
與會(huì)者使用最多的兩個(gè)地方是會(huì)議室和酒店客房。
客房
我們先來(lái)談?wù)効头?。酒店客房需要為客人提供的東西很多。比如，應(yīng)該準(zhǔn)備一些無(wú)障礙房間，即房間浴室可以允許輪椅出入。由于這些與會(huì)者有時(shí)會(huì)有一個(gè)私人助理陪同，所以房間應(yīng)準(zhǔn)備兩張單人床或兩張雙人床。為了出入方便，這些房間應(yīng)該靠近電梯或安全出口。顯然，為了方便輪椅活動(dòng)，房間的入口和走廊也要比普通房間寬一些，其標(biāo)準(zhǔn)尺寸是32英寸。
至于門(mén)，桿型把手要比球型把手更為方便。門(mén)上應(yīng)該安裝有一個(gè)稍微低一點(diǎn)的窺視孔，以便于坐在輪椅上的人使用。浴室里最好設(shè)有帶基座的洗手池，洗臉盆下面不應(yīng)該設(shè)儲(chǔ)藏柜，輪椅可以靠近洗手池。為便于進(jìn)出，浴室的門(mén)應(yīng)該是向外開(kāi)的。淋浴器、澡盆和座便器的扶手也很重要。座便器應(yīng)該設(shè)置得矮一些，以便于殘疾與會(huì)者上下輪椅。房間里不一定安放浴凳，但如果客人要求，也應(yīng)該給他們提供。
房間里的其他設(shè)備和設(shè)施，從電燈開(kāi)關(guān)到恒溫器，都要保證坐在輪椅上的人可以夠得著。 門(mén)和電話(huà)應(yīng)裝上警示燈以方便有聽(tīng)力障礙的與會(huì)者使用。雖然大多數(shù)的酒店客房里都有小酒吧冰柜，但是可能沒(méi)有冷藏藥品的地方。有些酒店連冰柜都沒(méi)有。在這種情況下，如果與會(huì)者需要冷藏物品，你必須提前和酒店聯(lián)系，做好安排。一般情況下，酒店在當(dāng)初設(shè)計(jì)時(shí)，都已要求建筑施工單位遵守美國(guó)殘疾人法案的規(guī)定和指導(dǎo)方針，但是為確保萬(wàn)無(wú)一失，你應(yīng)該早在考察場(chǎng)地時(shí)，就提出要求看一看殘疾人房間。
會(huì)議室
與會(huì)者逗留時(shí)間最多的另一個(gè)地方是會(huì)議室。他們?cè)谀抢锫?tīng)嘉賓演講，與其他與會(huì)者溝通交流。按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，門(mén)的最小寬度為32英寸（81.28厘米）。這方面通常沒(méi)有什么問(wèn)題，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會(huì)議室的門(mén)都很寬，而且經(jīng)常有兩扇門(mén)，這樣入口就更大，可以方便大的人流出入。
如果有殘疾人與會(huì)者需要上講臺(tái)，那還需要有坡道設(shè)置。如果發(fā)言人使用落地麥克風(fēng)提問(wèn)和回答問(wèn)題，那要安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)調(diào)節(jié)麥克風(fēng)的高度。有些人對(duì)燈光或特殊的照明設(shè)備很敏感，你要通知視聽(tīng)部門(mén)不要使用強(qiáng)光。
與會(huì)者在進(jìn)入酒店客房或會(huì)議室之前需要停車(chē)， 所以在入口和電梯附近要有足夠地方供殘疾人停車(chē)。（美國(guó)殘疾人法案規(guī)定殘疾人專(zhuān)用停車(chē)位與普通停車(chē)位的比例是1：25。）
停車(chē)
此外，車(chē)位的大小也很重要，因?yàn)檩喴蔚幕顒?dòng)需要一定的空間。通常，車(chē)旁應(yīng)留出5-8英寸寬的位置。如果入口旁邊無(wú)法設(shè)置殘疾人專(zhuān)用停車(chē)位，可以考慮安排專(zhuān)門(mén)服務(wù)生為他們停車(chē)。
如果與會(huì)者是坐出租車(chē)或乘坐其他交通工具來(lái)的話(huà)，停車(chē)就不成問(wèn)題，但是路邊石、坡道和入口的設(shè)計(jì)仍很重要。代客泊車(chē)位旁的路邊應(yīng)有無(wú)障礙通道以方便輪椅的出入。標(biāo)準(zhǔn)的斜坡是從1英寸到12英寸高度。在有斜坡的地方，應(yīng)該鋪設(shè)特殊路面予以警示，或者至少用不同的顏色加以區(qū)分以避免事故的發(fā)生。如果斜坡處有轉(zhuǎn)彎，必須裝上護(hù)欄以防輪椅在急轉(zhuǎn)彎時(shí)傾斜和翻倒。
走廊、電梯和樓梯
走廊、電梯和樓梯是與會(huì)者進(jìn)入會(huì)議室、客房和其他服務(wù)設(shè)施的必經(jīng)之地，這些地方要特別注意。無(wú)論對(duì)殘疾人還是普通與會(huì)者，電梯和樓梯的指示標(biāo)志都很重要，充足而明確的標(biāo)志可以避免混亂情況的發(fā)生。走廊里如果有門(mén)墊，要保證門(mén)墊固定、平坦，或者設(shè)計(jì)為隱藏式。電梯里要安裝兩套按鈕，其中一套是按照坐輪椅的人的高度設(shè)計(jì)的。按鈕上可以加上盲文。實(shí)際上，許多電梯都安裝有聲控系統(tǒng)，當(dāng)?shù)竭_(dá)要去的樓層時(shí)電梯會(huì)有聲音或鈴聲提示。此外，電梯要寬大一點(diǎn)，使輪椅可以進(jìn)入并調(diào)轉(zhuǎn)方向面對(duì)電梯門(mén)。對(duì)于殘疾人來(lái)說(shuō)，倒著進(jìn)出電梯是很危險(xiǎn)的。至于樓梯，兩側(cè)都需要安裝扶手。
餐廳和零售商店
餐廳和零售商店是與會(huì)者常去的地方。如果有象自助餐臺(tái)或收銀臺(tái)這樣的自助式柜臺(tái)，高度一定不能超過(guò)34英寸（86.36厘米）。考慮到輪椅的活動(dòng)，過(guò)道的寬度不能小于36英寸（91.44厘米），在過(guò)道盡頭或角落要有適合輪椅轉(zhuǎn)彎的空間。同樣，所有的門(mén)口也至少要有32英寸（81.28厘米）寬。如果餐廳備有大號(hào)字體菜單或盲文菜單會(huì)很受殘疾人與會(huì)者的歡迎。為提高服務(wù)質(zhì)量，許多酒店都對(duì)員工如何為特殊客人服務(wù)進(jìn)行過(guò)培訓(xùn)。你應(yīng)該與負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)的經(jīng)理核實(shí)一下，看他們能提供什么樣的服務(wù)以便你能夠及時(shí)傳達(dá)給與會(huì)者。
相關(guān)的服務(wù)和設(shè)施
在酒店里，除了客房、會(huì)議室、餐廳和零售店，還有其他一些相關(guān)的服務(wù)和設(shè)施，如公廁、公用電話(huà)、飲水器和登記處。公廁如設(shè)有殘疾人專(zhuān)用座位，一定要有相應(yīng)的指示標(biāo)識(shí)。酒店客房浴室要注意扶手和水池的高度和門(mén)的寬度，是否有供輪椅轉(zhuǎn)彎的空間，門(mén)是否向外開(kāi)等等。馬桶自動(dòng)沖水裝置不僅要衛(wèi)生更要方便。雖然現(xiàn)在大多數(shù)客人都有手機(jī)，對(duì)公共電話(huà)的需求不象以前，但是仍然要設(shè)置公用電話(huà)，并配備有為聾啞人設(shè)計(jì)的電訊裝置（TTD），同時(shí)至少有一部公用電話(huà)的高度適合坐輪椅的人使用。飲水器也是一樣，應(yīng)保證輪椅能放在下面，開(kāi)關(guān)或把手應(yīng)伸手可及。有些登記處的臺(tái)面為方便工作人員工作和存放東西而設(shè)計(jì)得很高，但是卻給坐輪椅的人帶來(lái)了諸多不便。登記處要設(shè)計(jì)有矮一些的臺(tái)面以便坐輪椅的與會(huì)者能夠自如地與工作人員交談。
應(yīng)急措施
最后，也可能是最重要的一點(diǎn)就是應(yīng)急措施。必須安裝自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)，警報(bào)裝置應(yīng)安裝在所有客人都可以夠得著的地方，包括那些坐輪椅的客人。所有出口要有醒目標(biāo)識(shí)。最重要的是，在殘疾人來(lái)會(huì)議報(bào)到時(shí)，工作人員就應(yīng)該詳細(xì)告知各種應(yīng)急措施。為了方便起見(jiàn)，應(yīng)該在客房里為客人準(zhǔn)備一份有關(guān)應(yīng)急措施的詳細(xì)文字材料。如果需要，還應(yīng)提供大號(hào)印刷或盲文版。
