通過召開會議落實工作，是必要的領(lǐng)導(dǎo)方式和管理方法。實踐證明，許多重要的工作必須要通過會議進行動員和部署，使工作得到了有計劃、有秩序地推動。但是，現(xiàn)實生活中，一個機構(gòu)里面，往往多個管理層面都依賴會議來推動工作，大量消耗工作時間，分散了工作精力。另外，現(xiàn)在機關(guān)會議的成本是比較高的。某著名企業(yè)進行過測算，按照該公司人均生產(chǎn)效率為20萬元/人年測算，結(jié)果顯示，科級以上領(lǐng)導(dǎo)人均會議成本竟超過44元/場。

如此低效率、高成本的會議，是無法適應(yīng)當(dāng)前市場經(jīng)濟的發(fā)展速度的，也無法適應(yīng)加入WTO五年以后日新月異的國際化、現(xiàn)代化競爭形勢。因此，改進會風(fēng)，降低成本，提高機關(guān)工作效率，應(yīng)該是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視的一個問題。

控制會議總量

會議總量要按照季度或月度或周進行規(guī)劃。例如，按周規(guī)劃，凡在一周內(nèi)需要召開的各種綜合性、專業(yè)性會議，先由管理部門向核心部門（如市長辦公室、董事會秘書室等）提出申請，由核心部門按照就重就急和總量控制的原則進行平衡，編排一周會議計劃，交主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，再下發(fā)通知。這其中，核心部門和主要領(lǐng)導(dǎo)要進行把關(guān)，對會議召開的必要性和效果進行分析和權(quán)衡，核準(zhǔn)后方能列入會議計劃，一般應(yīng)把握以下幾個原則：

無特殊情況一般不召開計劃外會議，如遇特別緊急情況必須召開臨時性計劃外會議的，需由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

規(guī)定人數(shù)。如10人以下一般不召開會議，只需會議責(zé)任部門組織小范圍商議，或者將會議內(nèi)容通過電話、內(nèi)部文件或辦公自動化系統(tǒng)傳達(dá)到，個別需要溝通的直接溝通就可以。

通知性的、布置性的、不需要專題討論、參會人員彼此合作協(xié)調(diào)比較少的事項，一般情況不召開會議，只需要責(zé)任部門將會議內(nèi)容通知到相關(guān)人員或私下進行通知或布置。

控制會議規(guī)模

會議規(guī)模必須要進行控制。一般情況下，綜合性會議的參會人員范圍由核心部門根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的要求來確定，日常性的專業(yè)會議原則上由分管領(lǐng)導(dǎo)和單位、部門的負(fù)責(zé)人及專業(yè)系統(tǒng)人員參加，特別重要的專業(yè)性會議，可根據(jù)實際情況由核心部門與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門商定參會范圍。一般應(yīng)注意以下幾點：

不要以“尊重別人”為借口擴大會議規(guī)模。很多時候，為了表示對其他領(lǐng)導(dǎo)或部門的尊重，責(zé)任部門盡可能安排更多人參與，結(jié)果，全體領(lǐng)導(dǎo)、各大部門、相關(guān)人員統(tǒng)統(tǒng)參加，相當(dāng)一部分人員僅僅只是陪會，把時間白白消耗在“坐聽”之中。應(yīng)該明確會議主題的相關(guān)性，以相關(guān)性強的人員參加為主。比如，人才工作會，那么主要是人才管理部門及有重要關(guān)聯(lián)的人參與，不必要說“大家都是人才，大家都應(yīng)該參會”，搞成了職工大會。

不要以“顯示份量”為借口擴大會議規(guī)模。很多責(zé)任部門有一種心理——參加的領(lǐng)導(dǎo)越多，嘉賓越多，人數(shù)越多，規(guī)模越大，越顯得自己部門的工作有份量。其實，這種“份量”心理就是重面子，講排場，搞形式主義，甚至很多時候，只是部門負(fù)責(zé)人為個人政績，拿別人的時間和集體的資本來撐大旗。應(yīng)該提前研究會議議題的份量、會議與中心工作的關(guān)系、會議的影響力等因素，進行科學(xué)的分析和預(yù)測后再確定會議規(guī)模。

控制會議時間

會議時間過長也會增加會議成本。會議議程設(shè)置繁瑣、講話人過于羅嗦，意外事情干擾，會議都會被拉得很長。比如，為表示對領(lǐng)導(dǎo)的尊重，讓所有參會領(lǐng)導(dǎo)都講話；再比如，不需要討論的議題，還非要讓與會人員都發(fā)言一遍，等等。嚴(yán)格控制會議時間主要從以下兩個方面入手：

簡化會議流程。分清主次，抓住關(guān)鍵程序，讓核心問題在最短的時間內(nèi)被解決掉。對于涉及全體性、綜合性的會議，核心部門應(yīng)該進行會前公示，會議責(zé)任部門應(yīng)簡化會議議程，去掉形式化、面子化、個體化的程序；職能單位和部門應(yīng)在會議召開前一天，將會議議程及時間安排報核心部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

壓縮說話時間。除了一年一度的總結(jié)性、動員性的大會需要有長篇幅的工作報告和動員講話外，絕大多數(shù)會議的會議主題都不需要長篇大論。必須對會議發(fā)言時間作出明確規(guī)定，能簡略的盡量簡略，一般性發(fā)言可以省的就省掉。

嚴(yán)肅會場秩序

會場秩序?qū)h質(zhì)量非常關(guān)鍵。正常情況，會場應(yīng)該是封閉式的，距離鬧市、生產(chǎn)區(qū)、公路等吵鬧地段遠(yuǎn)一點；參會人員應(yīng)該自覺遵守會議制度，核心部門應(yīng)對會議過程管理制定明確的制度規(guī)定，并制定相應(yīng)的考核細(xì)則。其中對參會人員至少應(yīng)明確五個原則，即：不允許在會場隨意進出、來回走動或時立時坐；不允許遲到、早退或中途請假；不允許干私活，或玩弄手機、手表，或私自接聽電話；不允許交頭接耳、高聲喧嘩、東張西望或竊竊私語；不允許手機等響鬧裝置叫響。

做好會前準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備工作一般包括會務(wù)安排、人員協(xié)調(diào)、材料準(zhǔn)備、會場布置、會場服務(wù)等等。但是，準(zhǔn)備到位不意味著越繁瑣越好，要充分考慮必要性和節(jié)約性的結(jié)合，抓住關(guān)鍵程序，簡化準(zhǔn)備工作。

1、凡申請編入會議計劃內(nèi)的各類會議，責(zé)任部門應(yīng)提前一天報告核心部門，由核心部門進行協(xié)調(diào)，并征得主管領(lǐng)導(dǎo)的同意之后，才能進行安排。

2、會議的具體日程和議程所涉及到的事項及會議材料的準(zhǔn)備等由責(zé)任部門在會前準(zhǔn)備好，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人員審定后方可帶到會場。無須背景參考、沒有硬性規(guī)定內(nèi)容的，可不備文字材料；不需要人手一份的資料盡量不作全面復(fù)印。

3、會場布置（包括席卡、音響、空調(diào)、燈光、桌椅等）、會場服務(wù)（包括發(fā)放資料、端茶倒水、設(shè)備調(diào)控等）等會務(wù)性工作應(yīng)該在核心部門的協(xié)調(diào)下，由責(zé)任部門落實，而且以從簡、從速的原則，如，半小時之內(nèi)結(jié)束的會議可以不備茶水，人數(shù)在30人以內(nèi)的可不備音響，參會人員職級相差不大的不必放置席卡，以降低會議籌備工作量，減少會場支出。

4、對于重大會議，責(zé)任部門應(yīng)在開會前對所有準(zhǔn)備工作進行檢查，防止因為準(zhǔn)備不到位而影響會議效率。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/00d5593e0912a216147929b4.html