會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計、制作策劃方案以達(dá)到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。

一、會前籌劃

▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

▲會前通知：通知參會人員

方式：電話通知或書面通知

內(nèi)容：時間、地點、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點、要求（筆記等）

注意：通知后需落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時記錄

→確定最后參會人員

統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計分類；

統(tǒng)計交通路線，到達(dá)時間，飛機(jī)或火車，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；

▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

預(yù)定房間（數(shù)量、類型、時間、價格）

→聯(lián)系會議室

會議廳（容量、時間、設(shè)備、價格）

→餐飲安排

是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

▲會議準(zhǔn)備材料：

1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿；

2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；

3、會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；

▲場地布置：

1、會議橫幅

2、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團(tuán)隊一個區(qū)域。

3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）

4、如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進(jìn)行過演練？

5、非常重要的會議，請速記員。

6、國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。

▲支出預(yù)算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結(jié)尾概算一下。

▲部門分工

二、會中安排

設(shè)立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項（比如手機(jī)、著裝），咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計并通知安排；

餐飲問題：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？

注意事項：

1、空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

2、燈光音響效果

3、沖水：沖水不能沖著對方，要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。（1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。）

4、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

5、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

6、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；

三、會后收尾

▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。

▲送站：根據(jù)返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員

▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便

▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西

▲整理會議記錄，總結(jié)為會議紀(jì)要

▲進(jìn)行會議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)

會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、大會主席、副主席、會議時間和地點；

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司