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伍方會(huì)議-一站式會(huì)議服務(wù)、活動(dòng)策劃執(zhí)行、杭州年會(huì)策劃公司 400-0571-361

會(huì)議記錄的問題及解決方案

發(fā)布時(shí)間:2014-03-01   內(nèi)容來源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.mwlandscapedesign.com

 

  會(huì)議記錄是必須重視的工作。伍方會(huì)議服務(wù)在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn),有些會(huì)議記錄的質(zhì)量問題是有很多原因造成的,具體表現(xiàn)有: 

會(huì)議記錄本內(nèi)無目錄

  特別是不填寫會(huì)議議題時(shí),在利用時(shí)就要逐頁查閱,不僅效率很低,而且人為地增加了對案卷的磨損,不利于檔案的保護(hù)和保密。

記錄不完整

  有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人;有些會(huì)議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名;有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無會(huì)議內(nèi)容;有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒有記錄會(huì)議的議題等,使人很難了解會(huì)議的全貌?!?/p>

會(huì)議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開

  如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì)議記錄本(聯(lián)席會(huì)議例外),給保管和利用帶來不便。 

會(huì)議記錄本不固定

  有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用,有的本子只記錄了幾頁就再也不用了;更有甚者,每次開會(huì)時(shí)臨時(shí)找?guī)讖埜宓陀涗?,過后就不知去向了?!?br /> 記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會(huì)議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料,而且書寫潦草,不利于會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存?!?/p>

  那么如何提高檔案質(zhì)量,伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為做會(huì)議記錄應(yīng)該注意以下問題:

使用固定的會(huì)議記錄本

  記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會(huì)議記錄本,按會(huì)議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì)議的時(shí)間順序規(guī)范、完整地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄,包括會(huì)議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會(huì)議記錄人應(yīng)把每次會(huì)議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫清楚,這樣不但查找起來一目了然、十分方便,而且有利于檔案的保密和保護(hù)?! ?/p>

按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄

  會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分:
  1、會(huì)議基本情況。包括會(huì)議名稱、開會(huì)時(shí)間(要寫明年、月、日及會(huì)議開始時(shí)間)、會(huì)議地點(diǎn)、出席人(人數(shù)不多的會(huì)議要把出席者的姓名都寫上,注明其他人員全部到會(huì);人數(shù)過多的會(huì)議可只寫出席范圍和人數(shù))、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會(huì)議主持人宣布開會(huì)前寫好?!?br />   2、會(huì)議內(nèi)容。包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn), 記錄時(shí)必須聚精會(huì)神,邊聽邊記,耳、腦、手并用,不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

資料整理:旭芳

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