會議能成功的舉辦要看會議前的溝通是否有效，伍方會議服務(wù)認(rèn)為在會場前要先和會場及其他工作人員開一個會議，目的是對會議現(xiàn)場安排整個細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)，讓會議成功的舉辦。

  現(xiàn)場的溝通方式可以使用無線對講機(jī)。伍方會議服務(wù)使用的目的為了維持系統(tǒng)通暢，當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時所有使用者都能知道什么事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧。在會場快速與主要工作人員溝通，很多會議籌辦人利用對講機(jī)聯(lián)系。對講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內(nèi)。有些對講機(jī)可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照，因此租金較高，有些會議籌辦人發(fā)覺它攜帶不方便，有時在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建筑中收訊會被阻擋。無論如何很多會議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要，并提供下列指引。

1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。

2．多租用幾臺手機(jī)和充電器，以防萬一故障還有備用。

3．事先了解會場哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。

4．每天晚上不要忘了充電。

5．分派對講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會議的人使用。

6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。

資料整理：旭芳