在伍方會議服務(wù)看來，會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個不同的方面。

    1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包括會議名稱）。這是會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應(yīng)圍繞會議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會議的規(guī)模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。

    2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應(yīng)提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。在這方面主要應(yīng)做好兩件事。

    其一，擬好通知。會議通知一般應(yīng)由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。

    其二，及時送達。下發(fā)會議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時送達，不得耽擱延誤。

    3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會者報到時就要下發(fā)。

    4.常規(guī)性準備。負責會務(wù)工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節(jié)問題，做好充分的準備工作。

    其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對于開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風設(shè)備和多媒體設(shè)備等，應(yīng)提前進行調(diào)試檢查。

    其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進行通報。

    其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。

資料整理：伍方會議服務(wù)