一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，相反地一個(gè)不成功的會(huì)議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色，所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。伍方會(huì)議服務(wù)都會(huì)做到以下兩點(diǎn)來進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)溝通。 

　  （一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)： 

　　在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。  

　　協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清楚，彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通，有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通，因?yàn)閳?chǎng)地承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng)，問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯店、交通／旅游公司等，這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。 

    （二)電話、無線對(duì)講機(jī)和呼叫器 

　　電話：小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會(huì)議只靠會(huì)場(chǎng)或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會(huì)議中心專線電話線和設(shè)備有限，因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫捪到y(tǒng)，至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng)，電話號(hào)碼往往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得，但有時(shí)也可向雷話公司說明，他們可以先提供號(hào)碼，但是不保證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同，如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行，他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng)，事先要有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。  

無線對(duì)講機(jī)：為了在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通，很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內(nèi)。不論在處理任何問題，現(xiàn)場(chǎng)溝通中必須要做到準(zhǔn)時(shí)、方便、合理的為客戶解決這才是我們伍方會(huì)議服務(wù)真正的價(jià)值所在。

資料整理：小艷