在舉辦一個(gè)具有一定規(guī)模和大型的伍方會(huì)議服務(wù)來說，運(yùn)用怎樣的方法去讓更多的參會(huì)人員在每一個(gè)環(huán)節(jié)過程中相應(yīng)得到他們自己想要的東西，一定的計(jì)劃以及嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理都是必須要會(huì)議組織者去制定的，還有就是要有一定的危機(jī)處理方案和處理危機(jī)人員的能力等。作為一個(gè)專業(yè)性的會(huì)議公司，伍方會(huì)議服務(wù)提出以下建議：

一、確立明確的開會(huì)目標(biāo)

緊急事務(wù)擠走了重要議題。

大約有60%的高管人員說，他們常常就重要議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力；而有22%的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒有時(shí)間了。只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針對(duì)重要的戰(zhàn)略問題做出決策；而53%的人對(duì)這樣的效率存有疑問。

對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。

通過會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

二、完善信息的采集與分析以追求創(chuàng)新

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

無(wú)論怎樣的活動(dòng)策劃，領(lǐng)導(dǎo)者都會(huì)要求兩個(gè)字：“創(chuàng)新”。每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無(wú)論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂趣。

三、制定周密的計(jì)劃

無(wú)論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

四、實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理

在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。針對(duì)不可預(yù)見的問題與可能的場(chǎng)景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

五、 總結(jié)

成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。

六、了解會(huì)議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會(huì)議管理，組織者必須了解會(huì)議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬(wàn)不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會(huì)議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

七、 服務(wù)要專業(yè)性，顧客永遠(yuǎn)是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會(huì)付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請(qǐng)記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的！

八、合理控制預(yù)算

要學(xué)會(huì)更多的要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。

九、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會(huì)議包裝”）

十、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？

伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)根據(jù)與會(huì)者的需求，提供給與會(huì)者更多更有用的價(jià)值，為了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無(wú)論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷商會(huì)議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。

資料整理：小燴