一、報(bào)到小組

被選派的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到工作的人員應(yīng)該是經(jīng)過培訓(xùn)并熟悉后勤和報(bào)到工作的方方面面。每位工作人員都應(yīng)有該建筑內(nèi)所有與會(huì)議有關(guān)的場(chǎng)所的方位圖。關(guān)鍵人員在整個(gè)會(huì)議期間還應(yīng)配有通訊工具以便及時(shí)溝通情況和隨時(shí)到位。書面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。

伍方會(huì)議服務(wù)每次活動(dòng)的時(shí)候都必須讓現(xiàn)場(chǎng)工作人員清楚以下幾件事： 

1、會(huì)議活動(dòng)的日程表 

2、各種活動(dòng)次數(shù)

3、工作人員的分配；    

4、一些必需場(chǎng)所的位置（商務(wù)中心、洗衣房、大堂洗手間等） 

二、報(bào)到人員的分配

1、 分配的報(bào)到人員要充足，如有需要，可指定后備人員

2、 選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格

3、一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對(duì)調(diào)停感到滿意

4、 對(duì)于大型會(huì)議的大批工作人員，要提供一個(gè)專門的會(huì)務(wù)人員休息室

5、報(bào)到地點(diǎn)一定備有充足的會(huì)議介紹、地圖和相關(guān)資料用來發(fā)放

6、發(fā)給每個(gè)工作人員一張急救電話號(hào)碼表。應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼；報(bào)到處要始終有一位工作人員，負(fù)責(zé)傳信聯(lián)絡(luò)。

三、指示牌

與會(huì)者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以伍方會(huì)議服務(wù)每次活動(dòng)都會(huì)準(zhǔn)備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會(huì)者能毫不費(fèi)力地找到想去的地方。