伍方會議服務(wù)認(rèn)為會議時間的策劃主要解決兩個問題：什么時間開會；會議時間的長短。

（1）會議時間的策劃原則

時機原則：選擇成熟時機舉行會議。會議的目的是為了解決問題，解決問題的世紀(jì)成熟與否是決定會議能否成功的因素。所選時間富有意義，能烘托會議的主題，時機成熟的會議應(yīng)及時召開。

合理原則：符合人的心理和生理規(guī)律，勞逸結(jié)合，利用推動工作，如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日，與會者可能會受假日活動的影響，不容易集中注意力，因此不適合舉行會議；另外上午8：30—10：30，下午3：00—5：00是會議最可能取得高效率的時間段，午飯以后的時間是任何人都不容易懈怠的時間段。

可操作性原則：根據(jù)行業(yè)特征或與會者的時間情況來恰當(dāng)安排，盡量不要由于時間上安排不妥的問題而造成與會者的缺席。例如，每年的旅游交易會多安排在旅游淡季舉行。有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，需要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間參加會議的時間，以免相互沖突。

（2）會議時間的長短                      

會議時間的長短需要從以下兩方面來考慮：

一是實際需要。會議時間的長短應(yīng)根據(jù)會議的實際需要來確定，主要考慮因素包括會議的各項議程是否能夠完成；會議的發(fā)言是否充分，與會者能否充分表達意見；是否需要留出一定的機動時間，以應(yīng)不測。

通常，會期在一天以上（含一天）的會議都包括很多儀式和社交活動，所以在會議長度上要給予較寬的時間安排。對會議具體長度的安排，要根據(jù)會議上所需議程和儀式等各項內(nèi)容的多少來確定。

二是會議的成本和效率。會議的時間越短，成本越低，效率越高。伍方會議服務(wù)經(jīng)過多年的經(jīng)驗會考慮到與會者的生理特點，一般會期超過一天的會議，必然需要安排成幾個小會，每個小會應(yīng)該控制在一個小時以內(nèi)，會議一旦超過了一個半小時，就會造成與會者的疲精神不集中以及抱怨，效率就會降低。

資料整理：旭芳