附設(shè)展覽的后續(xù)工作是整個(gè)展覽工作的延續(xù)和重要組成部分，雖然與專業(yè)展覽相比較會(huì)議附設(shè)展覽的后續(xù)工作要簡(jiǎn)單得多，但是會(huì)議附設(shè)展覽組織者仍然要高度重視并迅速完成后續(xù)工作。

一、完成承諾工作

會(huì)議結(jié)束后伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)完成招展時(shí)對(duì)參展商的所有承諾，例如給每一位參展商郵寄會(huì)議代表的通訊錄和會(huì)后才能編輯出版的論文集，會(huì)議組織者在會(huì)后要將這些承諾過(guò)的工作認(rèn)真加以完成。發(fā)展和鞏固與參展商的良好關(guān)系始終是會(huì)議附設(shè)展覽后續(xù)工作中的核心任務(wù)。

二、總結(jié)會(huì)議附設(shè)展覽工作

會(huì)議附設(shè)展覽總結(jié)是全部附設(shè)展覽管理工作中的最后一項(xiàng)工作，為了完成附設(shè)展覽總結(jié)，在附設(shè)展覽策劃初期就應(yīng)加以考慮。在整個(gè)附設(shè)展覽期間應(yīng)及時(shí)收集、記錄和統(tǒng)計(jì)有關(guān)資料和情況，爭(zhēng)取在會(huì)議附設(shè)展覽閉幕時(shí)就基本完成總結(jié)，否則拖到附設(shè)展覽閉幕，參展商離開(kāi)后再向他們搜集資料和情況就會(huì)比較困難?？偨Y(jié)的內(nèi)容很多，主要包括對(duì)會(huì)議附設(shè)展覽的工作總結(jié)、財(cái)務(wù)總結(jié)、評(píng)估總結(jié)等。

（一）會(huì)議附設(shè)展覽工作總結(jié)

會(huì)議附設(shè)展覽工作總結(jié)全面反映了會(huì)議附設(shè)展覽的綜合情況，內(nèi)容應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：

1.會(huì)議附設(shè)展覽概況

會(huì)議附設(shè)展覽概況包括附設(shè)展覽的名稱、舉辦日期和地點(diǎn)、規(guī)模、主要內(nèi)容、觀眾數(shù)量、主要活動(dòng)等。

2.展臺(tái)情況

展臺(tái)情況包括展臺(tái)的數(shù)量，又可細(xì)分為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的數(shù)量和特殊展臺(tái)的數(shù)量；國(guó)內(nèi)展臺(tái)的數(shù)量和柜外展臺(tái)的數(shù)量，還應(yīng)該包括展臺(tái)分布圖和展覽總面積等有關(guān)內(nèi)容。

3.參展商情況

參展商的情況是展覽工作總結(jié)最重要的內(nèi)容之一，總結(jié)應(yīng)能全面反映出參展商的基本情況，參展商的數(shù)量、國(guó)外參展商的數(shù)量和國(guó)內(nèi)參展商數(shù)量。特別是對(duì)于那些以“特裝”形式參展的參展商的情況更要加以總結(jié)，這些內(nèi)容將對(duì)今后繼續(xù)舉辦同類型的會(huì)議附設(shè)展覽具有很大的借鑒意義。

4.會(huì)議附設(shè)展覽服務(wù)于管理工作

包括整個(gè)會(huì)議附設(shè)展覽的組織和管理工作、展品的運(yùn)輸以及報(bào)關(guān)工作、附設(shè)展覽場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作等內(nèi)容。

5.總結(jié)

包括本次會(huì)議附設(shè)展覽的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以及對(duì)今后舉辦會(huì)議附設(shè)展覽的改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

（二）財(cái)務(wù)總結(jié)

會(huì)議附設(shè)展覽的財(cái)務(wù)總結(jié)是所有總結(jié)工作中最重要的一部分內(nèi)容。如前所述，由于會(huì)議附設(shè)展覽的收入主要就是展位費(fèi)的收入，這些收入在附設(shè)展覽前就已經(jīng)非常明確，而會(huì)議附設(shè)展覽的支出項(xiàng)目比起會(huì)議又簡(jiǎn)單得多，因此會(huì)議附設(shè)展覽結(jié)束時(shí)財(cái)務(wù)總結(jié)已基本完成。如前所述，由于會(huì)議附設(shè)展覽的前期投入很少，會(huì)議附設(shè)展覽基本上都會(huì)有一定的盈余，可以有效地為會(huì)議增加一部分收入。

（三）會(huì)議附設(shè)展覽評(píng)估

對(duì)會(huì)議附設(shè)展覽的評(píng)估活動(dòng)是附設(shè)展覽管理工作中的重要環(huán)節(jié)。附設(shè)展覽的評(píng)估通常是利用調(diào)查表的方式來(lái)進(jìn)行的。專業(yè)性展覽的調(diào)查分為兩個(gè)方面，既向參觀者調(diào)查，也向參展商調(diào)查。會(huì)議附設(shè)展覽通常僅對(duì)參展商進(jìn)行調(diào)查，可向每位參展商發(fā)出簡(jiǎn)短的附設(shè)展覽評(píng)估表格，內(nèi)容主要是對(duì)會(huì)議附設(shè)展覽組織工作的評(píng)價(jià)，包括附設(shè)展覽的設(shè)計(jì)、施工、宣傳、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)管理以及后勤服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，征求參展商對(duì)每個(gè)不同環(huán)節(jié)的滿意程度，通常分為很好、良好、一般和不好四個(gè)檔次。對(duì)調(diào)查表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的結(jié)果是對(duì)會(huì)議附設(shè)展覽進(jìn)行評(píng)估的主要依據(jù)。

會(huì)議附設(shè)展覽負(fù)責(zé)人員要將上述各個(gè)方面總結(jié)內(nèi)容加以整理并寫(xiě)成總結(jié)演講，提交會(huì)議組織委員會(huì)審批。

三、會(huì)議附設(shè)展覽文件存檔

（一）參展商名錄

在會(huì)議附設(shè)展覽籌備的初期，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)在經(jīng)過(guò)多方搜集整理出一份潛在參展商名錄，在招展過(guò)程中這份參展商名錄起到了重要的作用。附設(shè)展覽結(jié)束后，要對(duì)這份名錄進(jìn)行整理，要加入一些原來(lái)名錄中沒(méi)有但積極參加了本次附設(shè)展覽的參展企業(yè)，同時(shí)要?jiǎng)h除那些沒(méi)有參加本屆附設(shè)展覽，將來(lái)也不太可能參加的企業(yè)，整理出一份新的參展商名錄，為今后舉辦同類型會(huì)議附設(shè)展覽打下良好的基礎(chǔ)。

（二）會(huì)議附設(shè)展覽文件

歸檔的會(huì)議附設(shè)展覽文件要包括全部與附設(shè)展覽有關(guān)的文件，并要分類歸檔，通常可以分為文件類、合同類、批件類和參展商等幾大部分，文件類中既應(yīng)該包括有關(guān)附設(shè)展覽的各輪通知書(shū)，還應(yīng)該包括有會(huì)議附設(shè)展覽信息的會(huì)議文件，例如會(huì)議早起的各輪通知書(shū)。合同類包括展覽場(chǎng)地的租用合同、運(yùn)輸公司和報(bào)關(guān)公司的委托合同等。批件類包括會(huì)議附設(shè)展覽的批件、當(dāng)?shù)叵啦块T(mén)的批件和公安部門(mén)的批件。有關(guān)參展商的文件是每家參展商的全部資料，包括參展申請(qǐng)表、參展商介紹、廣告以及展覽調(diào)查表等。

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