伍方會議服務(wù)認為很多展會或者會議活動的成功與否很大程度上取決于接待工作的好壞。所以，當(dāng)參展商在確定參展后，展會工作人員應(yīng)把參展商手冊和展位確認書一起寄給參展商，以方便參展商有計劃地安排各項參展工作。參展商手冊應(yīng)該明確告知參展商展覽會舉辦的時間和地點、主要活動安排、展示內(nèi)容、展覽會的各項服務(wù)及內(nèi)容、參展商應(yīng)該注意的各項規(guī)定等。參展商在接到展覽組織者發(fā)給的參展商手冊和相關(guān)通知后，才能根據(jù)自身的實際情況安排參展時間和展示內(nèi)容、布置各項參展準備工作，所以參展商手冊的及時準確發(fā)放是做好參展商接待工作的第一步。

  參展商通常情況下會提前幾天到達展覽會舉辦地，熟悉場館并開始布置展位，在條件允許的情況下展覽會組織者首先應(yīng)該做好參展商的接車工作。在展覽會臨近開幕的幾天，應(yīng)在機場、碼頭、火車站、汽車站等地安排人員進行接待。

  展覽會組織者還要做好參展商的住宿安排、旅游考察、場館內(nèi)餐飲、預(yù)訂返程票務(wù)等服務(wù)工作，使得參展商到達展覽會舉辦地后能安心參展。另外還要為參展商提供具有一定的資質(zhì)的會展搭建公司（有些參展商自行尋找會展搭建公司，有些參展商則需要組委會協(xié)助提供）幫助他們的搭建展位，提供展具租賃、用水用電等服務(wù)，避免參展商在異地尋找會展搭建公司的不便。伍方會議服務(wù)覺得做好接待服務(wù)，能讓客戶更加“省時、省心、省力、省錢”。

資料整理：旭芳