企業(yè)常常需要開會(huì)， 企業(yè)所需要開的會(huì)議類型比較多：如每周生產(chǎn)例會(huì)、每周客戶服務(wù)例會(huì)、每月銷售會(huì)議、以及董事會(huì)例行會(huì)議等常規(guī)性會(huì)議，也要舉行圍繞某一個(gè)工作事件、處理某幾項(xiàng)事情的臨時(shí)會(huì)議。在會(huì)議中討論企業(yè)的發(fā)展問題，但是如果會(huì)議管理不當(dāng)，會(huì)造成大量的無效會(huì)議，僅僅只溝通了思想，但卻產(chǎn)生不了實(shí)質(zhì)性作用。所以伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為有些企業(yè)的會(huì)議到了不得不優(yōu)化的階段了。會(huì)議組織管理活動(dòng)在所有工作環(huán)節(jié)上，必須體現(xiàn)出優(yōu)化的要求，做好如下幾個(gè)工作：

第一，會(huì)議的方式必須是優(yōu)化的結(jié)果

會(huì)議所采用的方式，必須是在能夠達(dá)到會(huì)議目標(biāo)的所有方式中的最佳方式。

第二，參加會(huì)議的人員必須是優(yōu)化的結(jié)果

參加會(huì)議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會(huì)議的人員體現(xiàn)出最佳構(gòu)成。

第三，會(huì)議議題的確定必須是優(yōu)化的結(jié)果

在每一個(gè)會(huì)議召開之前，會(huì)務(wù)工作人員要根據(jù)會(huì)議的職權(quán)，根據(jù)會(huì)議各個(gè)議題的輕重緩急和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者的安排，對(duì)計(jì)劃提交會(huì)議的議題，進(jìn)行必要的梳理和優(yōu)化。

第四，會(huì)議決策的形成也必須是優(yōu)化的結(jié)果

為達(dá)到對(duì)會(huì)議決策方案的優(yōu)化，這就要求會(huì)議對(duì)任何一個(gè)決策結(jié)果的最終形成，要提供多個(gè)預(yù)選方案，伍方會(huì)議服務(wù)所有的方案都是多套供選的，這樣做便于進(jìn)行比較、優(yōu)化和抉擇。這樣，會(huì)議上決策的質(zhì)量才能有保證。