伍方會(huì)議服務(wù)通常將會(huì)議的相關(guān)人員分為三類：領(lǐng)導(dǎo)小組、籌備與接待人員和參加人員。

1、領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請(qǐng)人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào)；

2、籌備與接待人員

籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會(huì)議過(guò)程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)議通常是千頭萬(wàn)緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要。

籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工：

要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人；

要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；

要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場(chǎng)地、布置會(huì)場(chǎng)；

有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來(lái)參會(huì)人員的住宿、旅行安排；

要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)比賽與其他活動(dòng)；

要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的接待事宜等等。

3、參加人員

會(huì)議要邀請(qǐng)哪些人參加同樣需要考慮周全；

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰(shuí)坐主席臺(tái)；誰(shuí)是會(huì)議的主持人；誰(shuí)要在會(huì)議過(guò)程中發(fā)言或演講；誰(shuí)是嘉賓；誰(shuí)是參與討論的人；誰(shuí)要表演、比賽，等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備。

會(huì)議前期的籌備過(guò)程中要考慮的，如主席臺(tái)的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準(zhǔn)備串詞？發(fā)言的人是否要準(zhǔn)備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標(biāo)志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會(huì)人員名單確定后，進(jìn)行準(zhǔn)備。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)