有不少人在為如何全面的安排會(huì)議而頭痛，在此，伍方會(huì)議服務(wù)在此分享一些相關(guān)的知識(shí)。

　　１、出席人數(shù)
　　 會(huì)議預(yù)計(jì)出席總?cè)藬?shù)
　　２、日期
　　 □ 團(tuán)隊(duì)到會(huì)日期
　　 □ 團(tuán)隊(duì)離會(huì)日期
　　 □ 最后訂客數(shù)目確定期限
　　３、住宿
　　 □ 大約所需客房數(shù)、包括單人間、雙人間、套房
　　 □ 與會(huì)者的客房入住價(jià)格
　　 □ 客房預(yù)訂確認(rèn)：與會(huì)代表房間、團(tuán)隊(duì)主席或主辦機(jī)構(gòu)秘書(shū)房間
　　 □ 客房預(yù)訂復(fù)印文件
　　４、免費(fèi)設(shè)施與套房
　　 □ 會(huì)議接待室－價(jià)格
　　 □ 酒吧、小吃部等的開(kāi)放時(shí)間及日期
　　 □ 預(yù)訂會(huì)議接待室客人的姓名、地址及電話(huà)
　　 □ 檢查房間、小費(fèi)
　　５、賓客
　　 □ 是否已邀請(qǐng)地方要人并收到回函
　　 □ 隨邀請(qǐng)函贈(zèng)送入場(chǎng)券
　　 □ 安排發(fā)言者及當(dāng)?shù)匾说慕煌ㄍ?br /> 　　 □ 是否提醒每位發(fā)言人做好發(fā)言準(zhǔn)備
　　 □ 安排迎接貴賓入場(chǎng)
　　６、設(shè)備及設(shè)施
　　 □ 置于貴賓席上的專(zhuān)用便箋
　　 □ 飯店提供的設(shè)備名單及使用價(jià)格
　　 □ 登記處、會(huì)議接待室、“非會(huì)議代表請(qǐng)勿入內(nèi)”、旅行社、接待處等的標(biāo)志
　　 □ 照明設(shè)備－聚光燈、泛光燈、操作人員
　　 □ 舞臺(tái)－面積大小
　　 □ 黑板、法蘭絨板、磁板
　　 □ 圖表架及板架
　　 □ 有照明演講臺(tái)、演講提示機(jī)、小木槌、響板
　　 □ 擴(kuò)音設(shè)備－麥克風(fēng)，其型號(hào)及數(shù)量
　　 □ 錄音設(shè)備、操作人員
　　 □ 幻燈設(shè)備、燈光控制、操作人員
　　 □ 特殊花卉及植物
　　 □ （已調(diào)好音調(diào)的）鋼琴、風(fēng)琴
　　 □ 電唱機(jī)、唱片
　　 □ 打印服務(wù)
　　 □ 表演者化妝室
　　 □ 停車(chē)及修車(chē)設(shè)施
　　 □ 裝飾品－檢驗(yàn)其是否符合消防要求
　　 □ 特殊設(shè)備
　　 □ 額外服務(wù)的總體價(jià)格協(xié)議書(shū)
　　 □ 電話(huà)
　　 □ 攝影師
　　 □ 速記員
　　 □ 旗幟、橫幅、標(biāo)語(yǔ)
　　 □ 廣播及電視
　　 □ 實(shí)況轉(zhuǎn)播及操作費(fèi)用
　　 □ 閉路電視
　?。贰?huì)議
　　 （會(huì)議前檢查事項(xiàng)）
　　 □ 提供會(huì)場(chǎng)平面示意圖
　　 □ 每次會(huì)議的正確日期和時(shí)間
　　 □ 每一次的會(huì)議室：其租金數(shù)額
　　 □ 會(huì)務(wù)籌委會(huì)總部
　　 □ 每次會(huì)議的座位總數(shù)、座次安排以及演講桌
　　 □ 錯(cuò)開(kāi)會(huì)議的時(shí)間安排，保證交通、包括電梯服務(wù)的順暢
　　 □ 演講臺(tái)－大小
　　 □ 每次會(huì)議所需的設(shè)備（按照設(shè)備與設(shè)施列表核對(duì)）
　　 □ 其他特殊要求（即將開(kāi)會(huì)前核對(duì)以下事項(xiàng)）
　　 □ 確保會(huì)議室已開(kāi)放并配備了工作人員
　　 □ 座位已按要求擺放
　　 □ 會(huì)場(chǎng)座位充足
　　 □ 制冷、加熱糸統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常
　　 □ 擴(kuò)音設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)、話(huà)筒齊備
　　 □ 錄音設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)
　　 □ 麥克風(fēng)－數(shù)量、類(lèi)型齊備
　　 □ 演講臺(tái)就緒、照明設(shè)施良好
　　 □ 小木槌、模具
　　 □ 講臺(tái)上水瓶、水、水杯
　　 □ 與會(huì)者用水瓶、水、水杯
　　 □ 入口處警衛(wèi)執(zhí)勤
　　 □ 煙灰缸、衣架、火柴
　　 □ 投影儀、屏幕、支架就緒、放映員待命
　　 □ 演講提示機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)
　　 □ 鉛筆、筆記本、紙頁(yè)
　　 □ 圖表支架、板架、黑板及相關(guān)設(shè)施就緒
　　 □ 鋼琴、風(fēng)琴
　　 □ 標(biāo)記、旗幟、橫幅
　　 □ 照明設(shè)施齊備
　　 □ 特殊花卉、植物齊備
　　 □ 其他特殊設(shè)施
　　 □ （若會(huì)議室不易找尋）指向標(biāo)記齊備
　　 □ （若臨時(shí)更改會(huì)議室）通知已在顯要位置張貼
　　 □ 速記員到會(huì)
　　 □ 攝影師到會(huì)
　　 （會(huì)議結(jié)束后、立即分配人員辦理以下事項(xiàng)）
　　 □ 移走主辦單位設(shè)施
　　 □ 檢查是否有被遺忘財(cái)物
　　８、展覽信息
　　 □ 展覽數(shù)目及平面示意圖
　　 □ 展覽開(kāi)放時(shí)間
　　 □ 開(kāi)展日期
　　 □ 閉展日期
　　 □ 展覽地點(diǎn)
　　 □ 參展商名稱(chēng)
　　 □ 日租金
　　 □ 指向標(biāo)記
　　 □ 勞務(wù)收費(fèi)
　　 □ 電工及木工服務(wù)
　　 □ 電力、能源、蒸汽、煤氣、供水、排污一條龍服務(wù)
　　 □ 電費(fèi)
　　 □ 屏風(fēng)、背景幕布
　　 □ 托運(yùn)貨箱的存放
　　 □ 保安措施
　　９、報(bào)到
　　 □ 報(bào)到時(shí)間
　　 □ 登記表，其內(nèi)容和份數(shù)
　　 □ 登記桌，數(shù)量及大小
　　 □ 坐椅
　　 □ 煙灰缸
　　 □ 打字機(jī)，數(shù)量及型號(hào)
　　 □ 工作人員－飯店或會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)人員
　　 □ 水瓶、水杯
　　 □ 照明設(shè)施
　　 □ 布告牌，數(shù)量及大小
　　 □ 標(biāo)牌
　　 □ 便箋、鋼筆、鉛筆以及其他文具
　　 □ 收銀柜，數(shù)量大小
　　 □ 文件柜，數(shù)量及大小
　　 □ 保險(xiǎn)柜
　　 （報(bào)到即將開(kāi)始前檢查以下事項(xiàng)）
　　 □ 工作人員是否到位、是否熟悉報(bào)到程序
　　 □ 文件柜，數(shù)量及大小
　　 □ 收取支票的指導(dǎo)原則
　　 □ 退款規(guī)定
　　 □ 登記表應(yīng)包含的內(nèi)容
　　 □ 代表證上的內(nèi)容
　　 □ 票券價(jià)格、相關(guān)規(guī)定
　　 □ 客人及貴賓的接待
　　 □ 節(jié)目及其他材料就緒
　　 □ 單程票銷(xiāo)售
　　 □ 應(yīng)急客房供給
　　 □ 接待處
　　 □ 廢紙簍
　　 □ 印刷的報(bào)到名單
　　 （如果代表們自已填寫(xiě)登記表，準(zhǔn)備好以下事項(xiàng)）
　　 □ 接待站旁另設(shè)桌椅
　　 □ 登記表、鉛筆就緒
　　 □ 填表說(shuō)明張貼在易于填表人查詢(xún)的位置
　　 □ 填表桌要照明適度
　　 （登記處應(yīng)有人負(fù)責(zé)以下事項(xiàng)）
　　 □ 能夠做出原則性決定
　　 □ 在登記結(jié)束時(shí)核對(duì)款額
　　 □ 為在報(bào)到處工作結(jié)束前來(lái)登記入住的代表安排住宿
　　10、音樂(lè)
　　 □ 招待會(huì)播放錄音或者現(xiàn)場(chǎng)演奏
　　 □ 宴會(huì)播放錄音或者現(xiàn)場(chǎng)演奏
　　 □ 特別活動(dòng)播放錄音或者現(xiàn)場(chǎng)演奏
　　 □ 演出播放錄音或者現(xiàn)場(chǎng)演奏
　　 □ 表演者和管弦樂(lè)團(tuán)的預(yù)演
　　 □ 樂(lè)隊(duì)或樂(lè)團(tuán)的樂(lè)譜架
　　11、其他
　　 □ 是否為男女老幼都安排了精彩的娛樂(lè)節(jié)目.
　　 □ 是否安排有臨時(shí)照看小孩者
　　 □ 是否提供租車(chē)服務(wù)
　　12、新聞宣傳
　　 □ 新聞中心、打字機(jī)、電話(huà)
　　 □ 是否建立了強(qiáng)有力的宣傳委員會(huì)
　　 □ 親自拜訪(fǎng)報(bào)社主編、廣播及電視節(jié)目編導(dǎo)
　　 □ 準(zhǔn)備一個(gè)綜合性的旨在增加入會(huì)人數(shù)的宣傳性節(jié)目
　　 □ 準(zhǔn)備有新聞價(jià)值的出版物
　　 □ 為主辦機(jī)構(gòu)安排攝影并為公共宣傳做準(zhǔn)備
　　 □ 預(yù)先印制發(fā)言稿

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)