會議作為人們相互交流的工具和手段，是任何單位都不能缺少的。很多會議都要到外面去開，都要使用各種社會資源，這其中除了花費大量的時間成本之外，直接的開銷也是很大的。根據(jù)伍方會議多年會議服務(wù)的經(jīng)驗來看，一個年銷售額達數(shù)百億元的大型企業(yè)，每年在會議相關(guān)方面的開支就超過一億元。如何提高會議效率，降低會議開支，成了企事業(yè)單位、社團組織等會議組織機構(gòu)關(guān)心的一個重要問題。

     從筆者多年的觀察和了解來看，我們國家的大多數(shù)單位對會議成本管理存在著不少誤區(qū)，而這些誤區(qū)又從根本上影響著會議的管理與決策。因此，弄清楚影響會議成本的一些關(guān)鍵因素，盡快從這些誤區(qū)中走出來，是提高會議效率、降低會議成本的第一步。

首先，只重視單個會議的成本，忽略了會議整體規(guī)劃與管理。我們國家企事業(yè)單位內(nèi)部很少設(shè)有類似于西方國家的“會議管理”這樣的機構(gòu)，也談不上對會議進行科學(xué)規(guī)劃和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。發(fā)達國家企業(yè)及社團組織會議管理的實踐證明，對會議進行集中管理是提升會議效率、降低會議成本的有效途徑。我們不少辦會單位的領(lǐng)導(dǎo)只簡單地要求組會人員想辦法降低會議成本，很少從戰(zhàn)略角度思考會議管理問題。

其次，只重視會議的直接成本，忽略了會議效果與成本之間的必然聯(lián)系。會議，作為實現(xiàn)某種目的工具和手段，其追求的目標(biāo)是綜合的效果，而不是簡單的直接開支的降低；

其三，只重視會議的中后期運作，忽略了會議的前期策劃和深入的討論分析。由于會議組織機構(gòu)對會議策劃的流程了解不夠或者說重視不夠，沒有對會議相關(guān)的社會資源進行有效的挖掘和整合，致使會議的創(chuàng)新性不足，吸引力不強，雖花費了大量的精力和開支，但效果還是打了折扣。比如，在組織會議時，我們對于會議的基本要素中的地點和場所的選擇、會議附加活動的策劃和運用等，就挖掘的不夠深入。博鰲亞洲論壇的高級總監(jiān)姚望先生在談到會議策劃時，就特別強調(diào)了這兩點的重要性。美國會議專業(yè)機構(gòu)的調(diào)查表明，會議地點與場所的選擇以及附加活動的安排，已經(jīng)超過會議的內(nèi)容，成了人們決定是否參加某個會議時首先考慮的兩個問題。

最后，有些單位負責(zé)人認為，會議方面的事兒很簡單，設(shè)專人或成立專門部門沒有必要。這明顯是一個誤區(qū)。由于沒有專人負責(zé)會議策劃與管理，各單位在會議策劃的嚴(yán)密性與創(chuàng)新性、社會資源的合理運用、會議成本細節(jié)的把握、專業(yè)通道的建立等方面，都做得不夠到位，而這些因素又從根本上影響著會議成本。資料顯示，美國一些大型企業(yè)在引進會議統(tǒng)一管理機制后，會議成本通常能夠降低10-20%。我們國家的企業(yè)如果也這么做了，一年下來能節(jié)省多少開支并不難想象。

從以上伍方會議的分析可以看出，制約會議成本的因素是多方面的，如果與此相關(guān)的一些關(guān)鍵問題得不到解決，在表面上下再大的功夫，會議成本的困惑恐怕也很難真正消除。