摘要：會(huì)議，故名思義“會(huì)而議”，而會(huì)議策劃則為“會(huì)而備”，下面就杭州伍方會(huì)議服務(wù)的會(huì)議策劃經(jīng)驗(yàn)與心得淺作探討，借鑒給大家，共享會(huì)議策劃資源．

　　會(huì)議籌備：會(huì)議籌備前期應(yīng)該先羅列出會(huì)議籌備時(shí)需要做的工作。像明確會(huì)議宗旨、落實(shí)會(huì)議主題、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)代表，包括會(huì)場(chǎng)的確定、經(jīng)費(fèi)的談判等許多工作。而這些工作，光靠一個(gè)人是很難完成的，所以必須成立臨時(shí)會(huì)議籌備小組。

    籌備組大致由以下成員組成：籌備組組長(zhǎng)、后勤處、秘書處。組長(zhǎng)負(fù)責(zé)全過程的協(xié)調(diào)、安排工作。后勤處負(fù)責(zé)聯(lián)系各種會(huì)議所需的備品，包括聯(lián)系會(huì)場(chǎng)、攝影、投影及會(huì)議禮品、水果、鮮花等準(zhǔn)備工作。秘書處負(fù)責(zé)的工作是整個(gè)會(huì)議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作，是至關(guān)重要的。會(huì)議必備文件有以下幾個(gè)：《會(huì)議通知》、《嘉賓證（出席證）》、《會(huì)議服務(wù)指南》、《會(huì)議議程》、《會(huì)議注意事項(xiàng)》、《參會(huì)嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等?！稌?huì)議通知》、《嘉賓證（出席證）》在會(huì)議召開一周前寄給參會(huì)人員,憑證出席，剩下的統(tǒng)一用會(huì)議文件袋裝好，備于會(huì)議前發(fā)給每個(gè)參會(huì)人員一份。

    需要強(qiáng)調(diào)的是《會(huì)議服務(wù)指南》中須注明會(huì)議宗旨、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單及會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況的簡(jiǎn)單介紹，最好附上一份會(huì)場(chǎng)地圖，便于參會(huì)人員了解會(huì)場(chǎng)情況；《會(huì)議議程》中包括整個(gè)會(huì)議的名稱、主題、時(shí)間安排、發(fā)言先后次序及發(fā)言主題、主辦單位與協(xié)辦單位等；《會(huì)議注意事項(xiàng)》主要是強(qiáng)調(diào)會(huì)議議題及宗旨，避免跑題、避免會(huì)場(chǎng)秩序混亂。

    開會(huì)前的兩小時(shí)內(nèi)籌備組必須布置好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，一般中小型的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置要注意以下幾個(gè)方面：

　　一、賓客姓名標(biāo)簽的擺放

    現(xiàn)在較為流行的是圓桌會(huì)議，因?yàn)檫@樣賓客不分主次、先后；但是如果正好會(huì)場(chǎng)沒有圓桌會(huì)議室怎么辦？那就只好選擇長(zhǎng)型的，長(zhǎng)型會(huì)議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好，在這方面多用些心，這個(gè)是至關(guān)重要的,一般會(huì)議主辦人應(yīng)坐在右前方，賓客的主角坐在對(duì)面，依次類推，當(dāng)然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發(fā)言，提升會(huì)議氣氛。

　　二、投影、擴(kuò)音設(shè)備的提前布置調(diào)試

    投影幕布盡量不要擋住會(huì)議室內(nèi)會(huì)議主題幕布或條幅，擴(kuò)音設(shè)備應(yīng)于會(huì)議前1小時(shí)調(diào)試好。

　　三、鮮花、水果的布置

    鮮花一定要鮮艷，水果一定要新鮮、漂亮，這都是為了使沉悶的會(huì)議室增添一絲亮點(diǎn)。

    當(dāng)這一切準(zhǔn)備工作全部到位后，或許會(huì)有提前到的嘉賓，這時(shí)一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場(chǎng)，給每個(gè)與會(huì)人員發(fā)一份會(huì)議資料，包括會(huì)議文件袋、筆記本和筆。然后，當(dāng)嘉賓陸續(xù)到齊后，招待各位嘉賓入位，并吩咐會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員倒上茶水。

    會(huì)議管理：會(huì)議管理看似簡(jiǎn)單，但實(shí)質(zhì)上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。會(huì)議要講究質(zhì)量。開會(huì)手機(jī)鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會(huì)上不說，會(huì)后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會(huì)議質(zhì)量不高、會(huì)風(fēng)不好的典型例子。會(huì)議管理要做好須注意以下幾個(gè)事項(xiàng)：

　　一、召開會(huì)議須事先明確三個(gè)角色：會(huì)議主持、會(huì)議調(diào)度和會(huì)議記錄。

    會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是宣布會(huì)議開始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果。

    會(huì)議調(diào)度，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。一般由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣。

    會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)估。起到一個(gè)支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時(shí)間。

　　二、制定會(huì)議紀(jì)律并嚴(yán)格遵守。這個(gè)在給每個(gè)人發(fā)的會(huì)議材料中的《會(huì)議注意事項(xiàng)》里面就要寫明，諸如，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前把手機(jī)調(diào)至振動(dòng)或關(guān)機(jī)，這一點(diǎn)在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前也要提醒一下。

　　三、主持人、調(diào)度人利用各種方法使會(huì)議緊扣主題，提升會(huì)議氣氛，使與會(huì)的每一個(gè)人都敢于說、參于說，從而達(dá)到預(yù)期的效果。大家都緘口沉默對(duì)會(huì)議本身來說不是好事情，只有讓每個(gè)于會(huì)者都圍繞話題說出真正想說的，真正有價(jià)值的才達(dá)到了會(huì)議的最高境界。

　　會(huì)議追蹤：會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，一定要保證會(huì)上決定的會(huì)議目標(biāo)、工作任務(wù)得到全面貫徹。與會(huì)者在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時(shí)間。最后會(huì)議跟蹤、監(jiān)督工作更是不容忽視。只有監(jiān)督將會(huì)議議項(xiàng)完成了，會(huì)議才真正結(jié)束了。

杭州伍方會(huì)議服務(wù)要提醒大家的是，以上不管是會(huì)議籌備還是會(huì)議管理，甚至是最后的會(huì)議跟蹤，都是一場(chǎng)會(huì)議成功舉行必不可少的步驟，缺一不可，都要小心謹(jǐn)慎對(duì)待。