摘要：相信大家都發(fā)現(xiàn)了一個(gè)很普遍的現(xiàn)象，那就是：現(xiàn)在很多會(huì)議都是一個(gè)簡短的通知和強(qiáng)制要求觀看的視頻，冗長的報(bào)告。這些其實(shí)在全國各地都有聽到。聽些放之四海而皆準(zhǔn)的陳詞濫調(diào)，這樣實(shí)在是浪費(fèi)時(shí)間。
    杭州伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為要想提高會(huì)議的效率，這種全體會(huì)議必須改變，而且是現(xiàn)在就要改。杭州伍方會(huì)議服務(wù)結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來一下幾點(diǎn)，可以幫助大家提升綜合性會(huì)議的影響。
    使會(huì)議內(nèi)容變得更加具體。如果你的主要演講人的發(fā)言稿適合于任何場(chǎng)合、任何時(shí)間、任何聽眾，你的會(huì)議可能沒有聽眾會(huì)與他們產(chǎn)生共鳴。要確保演講者在他們的發(fā)言內(nèi)容與會(huì)議所探討的問題，以及現(xiàn)實(shí)之間添加了具體聯(lián)系。聯(lián)系要做到顯而易見嗎？當(dāng)然要。但是，它仍然具有不穩(wěn)定性，有時(shí)候也可能會(huì)是徒勞無功?；顒?dòng)策劃者們必須要指導(dǎo)演講者，更好地體現(xiàn)他們演講的要點(diǎn)與當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)和與會(huì)者感興趣的話題之間的關(guān)聯(lián)。
    而且，不要假設(shè)你的與會(huì)者會(huì)看出會(huì)議要點(diǎn)是如何與實(shí)際問題互相關(guān)聯(lián)的。在你的會(huì)議中，圍繞主要的發(fā)言加入互動(dòng)的界面，提供“應(yīng)該怎么辦、現(xiàn)在怎么辦”的環(huán)節(jié)以加深現(xiàn)演講者發(fā)言內(nèi)容的影響。找一位主持人對(duì)會(huì)議的演講者進(jìn)行采訪，以明確他或她的發(fā)言內(nèi)容和你的行業(yè)之間的聯(lián)系。提供分組討論會(huì)議，可以進(jìn)一步探討會(huì)議要點(diǎn)的內(nèi)容、具體情況，或在相關(guān)的專業(yè)問題。
    使會(huì)議內(nèi)容更加出人意料。試想在一個(gè)黑暗的舞臺(tái)上，燈光打在非常知名的闡述會(huì)議要點(diǎn)的演講者身上，他直接引入正題，用他富有煽動(dòng)性的主張贏得了大家的注意。而后，他再加上簡短的自我介紹，而別人通常都要用自我介紹來開場(chǎng)。
    或者，也可以是一個(gè)孤獨(dú)的聲音在會(huì)場(chǎng)的后面唱上一小段，和人們紛紛轉(zhuǎn)過身來尋找、音樂的來源。這時(shí)，其他歌手加入進(jìn)來，每個(gè)人都安排站在聽眾人群中的某處。他們一邊繼續(xù)和聲，一邊走到一起，在舞臺(tái)上完成一個(gè)激動(dòng)人心的開場(chǎng)。
    你可能為自己的全體會(huì)議制定了會(huì)議流程。現(xiàn)在是時(shí)候改變這種格局了，接下來發(fā)生什么是令人意想不到的。誰說后勤通知一定要放在會(huì)議開始之前？他們?yōu)槭裁床荒茉跁?huì)議結(jié)束后，在人們最關(guān)心后勤相關(guān)的問題和接下來做什么的時(shí)候再公布？我們?yōu)槭裁床粚⒖菰锏耐ㄖ砸粋€(gè)難忘或幽默的方式公布？改變順序、改變重點(diǎn)，你會(huì)改變整個(gè)會(huì)議的氣場(chǎng)。
    使會(huì)議內(nèi)容更加個(gè)性化。你的綜合會(huì)議所涉及個(gè)人群眾越多，你就一定要降少一些固定的格式（或至少從格式中走出來）。大會(huì)主席的歡迎致詞一定就是那特定的話嗎？她就不能用自己的語言和風(fēng)格嗎？當(dāng)然，我們要確保獲獎(jiǎng)?wù)叩某删偷玫秸J(rèn)可，然而把他們的名字像讀購物清單一樣的念出來很難做到使人印象深刻；如果我們想要人們還會(huì)參加這種面對(duì)面的會(huì)議，那我們就更應(yīng)該為大家呈現(xiàn)出人性化的會(huì)議面貌。
    美國電影演員工會(huì)獎(jiǎng)用攝相機(jī)分別聚焦在觀眾席上的各位演員的開場(chǎng)。當(dāng)焦點(diǎn)停在某位演員身上時(shí)，會(huì)播放一段簡短而非常個(gè)性化的故事來解釋演戲?qū)λ蛩馕吨裁?。每段短片都用同一句話做結(jié)尾：“我的名字是XX，我是一名演員。”這種方式利用群眾的呼聲強(qiáng)有力地體現(xiàn)了演員對(duì)于演藝行業(yè)的自豪感。取代了舞臺(tái)上的主持人拿著話筒的平淡開場(chǎng)，一上來就是觀眾席第N排的與會(huì)者。試想一下，在你年度會(huì)議的開幕式上也這么開場(chǎng)會(huì)是多么震撼呢。

在杭州伍方會(huì)議服務(wù)看來，一場(chǎng)會(huì)議成功與否，關(guān)鍵看這場(chǎng)會(huì)議是否達(dá)到了舉辦方所要的效果，那么提高會(huì)議的效率就是非常重要的。