會議的必要性

　　什么情況下有必要開會，開會開得好是一種效率，開得不好就是浪費時間。因此首先應確定哪些情況下必須開會。
◆需要通過討論來獲得最佳的決策，需要開會。
◆需要聽取多方面的意見，獲得別人的支持需要開會。
◆需要聽取不同的意見，達成共識，共同完成某項工作需要開會。
◆傳遞會議的內容復雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的需要開會。
◆身體語言和口頭表達在傳遞信息中起著重要的作用，可以激勵士氣。例如保險公司，有一個層會，層會必須通過語言的表達，通過身體語言的動作激勵士氣。這種情況也要開會。
◆匯報項目的進度，協(xié)調多方的合作需要開會。

　　什么情況下沒必要開會，開會需要花費，需要人的時間和精力，每次召開會議之前應該仔細地考慮，是否有必要開會，有沒有其他的方式可以比開會更有效。以下的情形就沒必要開會：
◆傳遞一般信息給許多人，你可以用電子郵件分發(fā)。
◆已經有例會了，你可以安排在例會上討論。
◆資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不用開會。
◆你是決策的人，并且你應該知道，讓其他人來參加可能會把事情復雜化，并且拖延時間。這種情況下，也不必開會。

會議的準備

　　與會人選的確定，如果會議必須開，誰來開會，要看與會者是否能夠符合以下要求：
◆會議決策的執(zhí)行者或者會議決策的參與者
◆與會主題相關的專業(yè)人士能不能到場
◆開會時提供特定咨詢的人

　　【案例】
　　如果今天要開一個新產品發(fā)布會，參加會議的人有哪些？決策者可能是總經理，可能是比總經理更高職務的董事。新產品開發(fā)的發(fā)布會，開發(fā)部的人是不是要參加？開發(fā)部的主管要參加嗎？銷售部要不要參加？采購部相關原料的采購是不是屬于相關人員要不要參加？同時開會時提供特定咨詢的人，是不是也要參加?
　　一個會議確定合適的人選很重要，跟這個會有關的或者參與決策的，或者是有協(xié)調部門的，有特定咨詢的人，你都要去考慮。會議的效果和與會者人選是否合適是非常相關的。如果剛才一個產品發(fā)布會采購部的人不在，這個原料在制造的過程中，可能會影響到價格，或者說這個原料可能要進口或者現在可能是不好得到，因此產品定價就會稍微高一點。如果采購部的人不在，他怎么知道這個價格呢？市場部怎么來定價呢？所以會議的效果與參會者緊密相關。
　　人數方面呢？如果人數多的話，就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加，有的會議是列席，也可在某個階段參加，提供意見以后就可以離開，或者只參加相關的議題。

　　準備會議的議程
　　寫明會議開始時間和結束時間：
◆給每一項議題分配時間，時間以分鐘來計算。
◆會議的議程應具備的內容：日期、開會的時間、地點、開始時間、結束時間、會議的主題。
◆議程應該事先發(fā)出，以便各部門提前準備。 

通過以上講解，相信大家對組織會議的重要性也有了一定的了解，而我們杭州伍方會議服務總結的幾點希望對大家也有所幫助。