無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

1:需要做些什麼？

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2:誰來籌劃會議？

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責(zé)：作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

# 善于與人共事

# 善于注意小節(jié)

# 善于解決問題

# 善于與人協(xié)商

# 能夠管理會議財務(wù)事宜

# 熟悉酒店運作

# 能夠安排恰倒好處的菜單

# 能夠熟練操作電腦

# 能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

# 能妥善接待貴賓和外國客人

# 熟知各種禮儀

# 行事果斷、執(zhí)著

會議籌劃者的任務(wù)：

# 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)

# 制定會議議程

# 了解可供使用的場所和設(shè)施情況

# 選擇或提議合適的場所

# 檢查并比較各項設(shè)施

# 安排交通事宜

# 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動

# 招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員

# 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作

# 確定各項工作的時間安排

# 視察選定的場所和設(shè)施

# 與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）

# 確定印刷公司

# 安排食品、飲料有關(guān)事宜

# 討價還價

# 同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

3:主要會議類型：

# 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

# 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

# 產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

# 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

# 專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

# 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵。

# 培訓(xùn)會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

4:會議籌劃步驟：

目的和目標(biāo)：確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標(biāo)和目的有以下一些：

# 培訓(xùn) # 通知 # 教育 # 探討問題 # 做決策

# 引入新事物或介紹新人員

# 激勵 # 開發(fā) # 展示 # 促進(jìn)與改善 # 解決問題

# 討論如何贏利 # 贏利

5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

# 預(yù)計召開會議的日期；

# 會議預(yù)計召開幾天；

# 打算在什麼地方召開會議；

# 會議形式或程序是什麼；

# 需要多大的場地；

# 以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何；

# 將有多少人到會；

# 會議預(yù)算是多少；

# 與會者對費用開支很在意嗎？

# 打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施；

# 打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；

# 誰來制作會議邀請函；

# 會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎？

# 會議的發(fā)言人有哪些？

# 會議需要什麼樣的視聽設(shè)備；

# 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

# 與會者可以攜帶家屬嗎？

# 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

# 有誰來承擔(dān)這些活動的費用。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/6c6d872d4b73f242336c5f10.html