參展說明書是在辦展機(jī)構(gòu)確定了會展的有關(guān)日期，指定了會展承建商、會展代理商等相關(guān)機(jī)構(gòu)之后，將會展籌備、開幕以及參展商參加會展時(shí)應(yīng)注意的相關(guān)問題匯編成冊，以便于參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備而撰寫的文本文件。

參展說明書又稱參展商手冊，是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件，不僅對參展商進(jìn)行的參展籌備具有十分重要的指引作用，而且對辦展機(jī)構(gòu)會展的布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場管理具有很大的指導(dǎo)性作用，手冊對展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時(shí)間的說明，還能對觀眾起到～定的幫助作用，因而是會展活動成功舉辦的基礎(chǔ)性工作。

二、參展說明書的內(nèi)容

參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：
　　(一)前言
　　用言簡意賅的語言對參展商表示歡迎，說明參展說明書的編制原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守說明書的相關(guān)規(guī)定等。
　　(二)展覽場地基本情況
　　展覽場地的基本情況主要包括：詳細(xì)標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在位置、展區(qū)和展位劃分情況、展館內(nèi)部通道和出人口的展館及展區(qū)平面圖；詳細(xì)標(biāo)明展館在會展舉辦城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置的交通圖；清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館人口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等情況的展覽場地基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。
　　(三)會展基本信息
　　包括會展名稱、舉辦時(shí)間、舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)，會展指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時(shí)問，要具體列明會展的布展時(shí)間、開幕時(shí)間、對外開放時(shí)間、撤展時(shí)間等；對于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明會展的主辦單位、承辦單位、支持單位、協(xié)辦單位和贊助單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)，會展指定承建商，指定運(yùn)輸代理，指定旅游代理，指定接待酒店等組織的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真、聯(lián)系人、網(wǎng)址和e-mail。
　　(四)會展規(guī)則
　　即會展要求參展商、觀眾等相關(guān)組織和人員在參加展會時(shí)必須遵守的一些規(guī)章制度，其對會展現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場秩序十分重要，主要內(nèi)容包括：會展有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、會展現(xiàn)場保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項(xiàng)等。
　　(五)展位搭建指南
　　展位搭建指南分別對標(biāo)準(zhǔn)展位和空地展位的搭建工作作出基本要求和說明。標(biāo)準(zhǔn)展位搭建指南需要列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng)，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等；空地展位搭建指南需要列明對參展商搭建空地展位的規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。
　　(六)展品運(yùn)輸指南
　　展品運(yùn)輸指南是對參展商將會展活動相關(guān)物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。
　　(七)會展旅游信息
　　會展旅游信息是對解決參展商、觀眾等與會相關(guān)人員參加會展期間的交通、吃、住、行等需要和會展前后的旅游需要等問題作出的一些說明。會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話、傳真、聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。
　　(八)相關(guān)表格
　　參展商在籌展和布展過程中需要使用的表格主要包括展覽表格和展位搭建表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請臨時(shí)服務(wù)人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。

三、參展說明書的寫作規(guī)范

參展說明書作為較為實(shí)用的策劃文案，對會展活動的成功舉辦具有重要作用，因此在其編制過程中，必須遵循以下原則。
　　(一)實(shí)用原則
　　參展說明書所包含的內(nèi)容必須對參展商進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者對辦展機(jī)構(gòu)對會展籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來會展參觀有輔助作用，否則，該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨浴?br /> 　　(二)簡明原則
　　參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述在語言方面應(yīng)該簡潔、明了，在規(guī)劃上必須準(zhǔn)確、具體，以免在會展籌備、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中引起爭議，影響辦展機(jī)構(gòu)對會展現(xiàn)場的管理。
　　(三)詳盡原則
　　參展說明書要對涉及的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，以更有利于會展具體操作和管理，如對布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等；要對提到的各項(xiàng)內(nèi)容做到?jīng)]有遺漏，如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項(xiàng)等要一一列明，不能遺漏，否則，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，如沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能使一些較大較長的物品進(jìn)不了展館。
　　(四)美觀原則
　　參展說明書的編排和印刷應(yīng)該美觀大方、裝幀考究，盡量不要出現(xiàn)錯別字和其他印刷錯誤；參展說明書的版式和EfJlilfl紙張?jiān)谝欢ǔ潭壬嫌绊懼k展機(jī)構(gòu)的品牌效應(yīng)和社會聲譽(yù)，并直接決定著會展的規(guī)模和檔次。
　　(五)專業(yè)原則
　　參展說明書的遣詞造句和行文方式應(yīng)遵循專業(yè)規(guī)范和行業(yè)習(xí)慣，內(nèi)容編排順序要符合參展商籌展的籌備程序，以便于參展商充分了解參展說明和順利籌備參展。
　　(六)國際原則
　　國際性會展的參展說明書的內(nèi)容編排和制作要盡量做到符合國際參展商的需要，并配備外文稿件。外文稿件的參展說明書，其翻譯一定要準(zhǔn)確，因?yàn)楹Ｍ鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說明書來籌備各項(xiàng)參展事宜的，如果翻譯不準(zhǔn)確，將會給他們帶來極大的不便。

 參考資料：http://wenku.baidu.com/view/bd875069011ca300a6c390b2.html