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如果沒能按時布置好展臺，做到一切準(zhǔn)備工作完美無缺的話，那么即使你的策劃是世界上最幫的也沒有用。為了確保一切按計劃進行，建議大家注意以下事項；
1、如果可能，一定要用新的紙板箱或板條箱。
不要老是重復(fù)使用已經(jīng)用過無數(shù)次的紙板箱。新箱子不但能給展品提供更好的保護，還可以避免運輸方以包裝不好為由對旅游中造成的損壞推卸責(zé)任。
2、使包裝易卸載及安裝。
遵循“后如先出”的方法：最后打包的應(yīng)該是地毯、墊子以及電纜和工具，這樣開始安裝展臺時，有些東西就能最先準(zhǔn)備好。同時還的記住給箱子編號，并隨身攜帶行李的列表，這樣你才能知道每個箱子里面裝的是什么。
3、確保所有東西的安全，不管是里面的還是外面的。
當(dāng)箱子被搖晃時，箱內(nèi)物品應(yīng)該沒有明顯的晃動。一定要放減震的填塞物，但是不要用泡沫粒（這東西太凌亂效果不好）。如果你使用收縮性薄膜包裝，那么別用透明的，用黑色的，這樣可以把里面的東西遮蔽起來。要確保外部的安全則要用結(jié)實的包裝帶把箱子捆起來。在接口處貼上書寫清晰、字體夠大的地址標(biāo)識，頂部和低部都要貼，這樣才能確定箱子是否被打開過。
4、確認(rèn)地址標(biāo)識準(zhǔn)確無誤。
如果將一個只寫有會議中心地址的箱子寄出，多半的結(jié)果會是丟失或者退遞。確定在箱子上寫上了你的公司名稱、會展名稱、展臺編號、投遞點的名稱和地址、聯(lián)系人姓名以及電話號碼。每次會展結(jié)束后就的撕下舊的標(biāo)識，以免下次運輸時引起混淆。
5、在拆卸的過程中申請外運標(biāo)簽，在安裝期間貼在空箱子上。
確定在箱子上貼上“空”標(biāo)簽，在會展期間交由GSC保管。任何你希望在會展結(jié)束后被歸還的物品，都貼上這個標(biāo)簽，包括貨盤，這樣GSC才知道那些物品是要儲藏起來而不是仍掉。
6、確保你的承運商在緊急情況下可以聯(lián)系到你。
確保他們可以在出現(xiàn)推遲等任何需要通知你的情況時聯(lián)系到你。你的告訴他們你的語音信箱號碼、電郵地址、手機號碼、家里的電話號碼以及其他私人號碼，一及任何臨時的聯(lián)系方式。童謠也的向承運商索要他們的緊急聯(lián)系方式。
7、選擇以會展物資運輸為主業(yè)的承運商。
很多會展都會對用UPS、FDEX或其他此類方式郵遞的小件加收費用或者提高運輸費。專業(yè)的會展承運商在這些方面很在行。
他們知道如何去應(yīng)付這些“運貨管理”的細節(jié)，如果你請一般的承運商，你恐怕還得另外花錢請人幫你打理這些事項。
8、千萬不要在會場和工會爭吵。
你可能會在爭吵中取勝，但可能失去全局的成功。要友善對待歸還給你空箱子的工人，但在你的財務(wù)沒有被全部歸還之前，不要給他們小費（會展是不允許在大廳里給小費的。做任何事之前都要首先了解一下當(dāng)?shù)氐囊?guī)定）。如果你真的想犒賞一下他們，不如考慮給他們瓶水或者快餐，總之不要直接給小費。
9、為箱子創(chuàng)設(shè)獨特的記號或圖案
一種辦法是把所有箱子的一角刷上某種統(tǒng)一的顏色，例如公司的代表色?；蛘吒玫霓k法是把整只箱子都印成哪個顏色。這樣不僅你可以把箱子放在會場，而且可以幫助你的承運商把你的材料放在正確的位置，如果他們搞混了的話。
10、向會場的一般服務(wù)承辦商索要提貨單。
這份文件就是GSC接手保管你的貨物的收條，同時你也得確保他們知道如何處理這些貨物。你的確切的知道你有多少箱子需要被運輸，每個箱子的準(zhǔn)確重量又是多少。要記住在你的貨物被搬上承運商的貨車之前，GSC對任何的損失都是不負責(zé)的。這就意味著你的一直盯著你的箱子直到完全裝載。一定要指派你自己的承運商，否則GSC就會用會展指定的承運商，那就意味著你的貨物都將以收件人付款的方式被運送，而你的在收到你的貨物前付清所有的費用。
