組織會(huì)議注意事項(xiàng)——杭州會(huì)議服務(wù)

發(fā)布時(shí)間：2015-05-21 內(nèi)容來(lái)源：杭州年會(huì)策劃公司 http://www.mwlandscapedesign.com

（一）、會(huì)議資料準(zhǔn)備

1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色（如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，方便參會(huì)人員閱讀。

3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。

4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

（二）、會(huì)議通知

會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議，書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1、電話通知：做好電話接電話的時(shí)間、對(duì)方姓氏記錄，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱。

2、正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說(shuō)明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

3、書面會(huì)議通知應(yīng)通過(guò)正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。

（三）、會(huì)議議程安排

1、正式會(huì)議開始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒(méi)有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。

2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問(wèn)題。

（四）、會(huì)場(chǎng)布置

1、應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開始前排好坐席及銘牌。

3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)將會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。

6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

7、除非是較長(zhǎng)的會(huì)議(超過(guò)一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)，否則盡量不要提供茶點(diǎn)，以防與會(huì)者分心。

8、會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）。

9、橫幅（會(huì)議的題目、大小、大約提前3-5天制作）。

10、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出服務(wù)細(xì)節(jié)的水平。

（五）、現(xiàn)場(chǎng)安排（人員入場(chǎng)時(shí)）

1、會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到；在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。

3、講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）

4、會(huì)議日程安排表

5、鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）

6、空調(diào)的溫度問(wèn)題，如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效，這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

7、出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！

二、會(huì)議中

（一）會(huì)議記錄

1、安排好專職的會(huì)議記錄員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄（特別是討論性質(zhì)的會(huì)議），記錄內(nèi)容會(huì)后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會(huì)后留底。

（二）會(huì)議服務(wù)

1、安排專人（會(huì)議組織人員或物業(yè)人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。

2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。

3、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響；動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。

（三）倒茶

1、外面的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)你們單位，那外面的領(lǐng)導(dǎo)就是客人，倒茶的時(shí)候要先給客人倒茶，然后在給自己?jiǎn)挝坏念I(lǐng)導(dǎo)倒茶；給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

2、倒茶的順序要按照職務(wù)的高低，比如說(shuō)參加會(huì)議的有單位董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，那你就應(yīng)該先給董事長(zhǎng)倒茶，然后在是總經(jīng)理，在輪到副總經(jīng)理。

3、切記一點(diǎn)，倒茶不能倒?jié)M，這個(gè)是很忌諱的，倒?jié)M了有驅(qū)客的嫌疑。

4、沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。

5、沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光。

6、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。

（四）其他

1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)成靜音。

2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間。

三、會(huì)議后

（一）整理會(huì)議記錄

1、整理好會(huì)議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進(jìn)行備案。

2、完成會(huì)議總結(jié)材料，材料內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議議程各項(xiàng)內(nèi)容、主要人員發(fā)言材料、會(huì)議討論內(nèi)容和總結(jié)性結(jié)論。