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郵寄是將所有相關(guān)信息傳遞給參展商，而運(yùn)輸是指將信息資料、供給等會(huì)展所需物品運(yùn)送到會(huì)展地點(diǎn)。運(yùn)輸物品包括所有報(bào)到記錄、文件袋、包裹、資料，報(bào)到處和辦公室需要的所有用品，會(huì)展期間要分發(fā)的物品，特別是活動(dòng)要頒發(fā)的獎(jiǎng)品以及會(huì)展地點(diǎn)不能提供但卻用得著的東西，都要運(yùn)到會(huì)展舉辦地點(diǎn)。
在運(yùn)輸方面需要考慮以下問(wèn)題：運(yùn)輸物品和數(shù)量、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)、運(yùn)輸方式選擇等等。
運(yùn)輸物品和數(shù)量
對(duì)于普通會(huì)展，尤其是不超過(guò)100人的小型會(huì)展，除了宣傳冊(cè)、會(huì)展材料、會(huì)展標(biāo)識(shí)、名卡等用品外，一般不需要運(yùn)輸太多東西，飯店或會(huì)展中心通常會(huì)配備一些基本辦公用品。
如果組織者需要在會(huì)展上給參展商發(fā)放文件袋，尤其是會(huì)展規(guī)模比較大，參展商達(dá)到幾百上千人時(shí)，運(yùn)輸?shù)奈锲肪捅容^多了，可能有成箱的日程表、小冊(cè)子、文件袋等。
大型會(huì)展還要附帶與展覽有關(guān)的其他物品，此時(shí)就需要和承運(yùn)商聯(lián)系托運(yùn)事宜。托運(yùn)是指將貨物從卸貨碼頭運(yùn)離、儲(chǔ)存、最終運(yùn)至?xí)沟攸c(diǎn)或展覽大廳。會(huì)展地址必須能夠容納參展商所攜帶的所有物資。比如，一個(gè)展覽有100個(gè)展位，把展品從倉(cāng)庫(kù)運(yùn)到展廳還要借助于承運(yùn)商。有些會(huì)展地點(diǎn)對(duì)物品的大小和重量有限制。在運(yùn)輸工作開(kāi)始之前，會(huì)展組織者和參展商都要對(duì)細(xì)節(jié)了解清楚，做好早期調(diào)研，把所有不能攜帶的物品都交給承運(yùn)商，自身只攜帶貴重物品和重要文件。
運(yùn)輸時(shí)間
運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間也非常重要，作為會(huì)展(www.cnena.com)組織者，需要協(xié)調(diào)好自己、會(huì)展地址和發(fā)貨人三方之間的關(guān)系。你可能已經(jīng)準(zhǔn)備好物資，承運(yùn)商也可以隨時(shí)給你發(fā)貨，但會(huì)展地點(diǎn)可能沒(méi)有足夠的空間來(lái)存放你的貨物，因?yàn)樵谀阒澳抢锟赡苓€有其他的會(huì)展或活動(dòng)，他們也需要運(yùn)輸物資。即使酒店或會(huì)展中心有足夠的空間，發(fā)貨人也可以隨時(shí)運(yùn)輸，但過(guò)早地將自己的貨物箱與其他人的貨物箱一起堆放在儲(chǔ)存室里可能產(chǎn)生混淆，貨物也可能會(huì)受損。
運(yùn)輸物品要確定一個(gè)最佳時(shí)間。首先，咨詢承運(yùn)商關(guān)于貨物從你所在的地方運(yùn)到展廳需要的時(shí)間。然后，通知展廳你的進(jìn)出時(shí)間。運(yùn)輸不只是將貨物運(yùn)輸?shù)綍?huì)展地址，會(huì)展結(jié)束后你還需要打包運(yùn)回一些貨物，因此貨物撤出會(huì)場(chǎng)的日期也同等重要。最后，經(jīng)過(guò)協(xié)商后，制定出合適的時(shí)間表，讓承運(yùn)商能夠按時(shí)處理運(yùn)輸事宜。
如果運(yùn)輸?shù)氖俏募R編、日程安排之類的印刷品，你可以和印刷商協(xié)商，讓其直接把這些資料運(yùn)輸?shù)綍?huì)展地址。要做到這一點(diǎn)，需要提前與各方進(jìn)行良好的溝通。
運(yùn)輸目的地
運(yùn)費(fèi)不僅取決于貨物種類和數(shù)量，還與目的地有關(guān)。當(dāng)?shù)貢?huì)展的運(yùn)費(fèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)要少一些。如果會(huì)展在另一個(gè)省市，或比較遠(yuǎn)的地區(qū)，或國(guó)外召開(kāi)，費(fèi)用就必然會(huì)增加。其實(shí)，即使是在當(dāng)?shù)嘏e辦會(huì)展，同樣也不能輕視運(yùn)輸這個(gè)問(wèn)題。
運(yùn)輸方式選擇
運(yùn)輸?shù)仁街械淖詈笠粋€(gè)變量是“如何運(yùn)輸”。根據(jù)會(huì)展規(guī)模的大小，可以做出不同的選擇。當(dāng)會(huì)展規(guī)模較小時(shí)，你可以選擇親自搬運(yùn)。也就是說(shuō)，你自己是自己的運(yùn)輸商，這被稱為“個(gè)人運(yùn)輸”。這種方法可以節(jié)約成本，因?yàn)橹恍枰Ц度剂腺M(fèi)和自己的時(shí)間。但是，如果會(huì)展不是在當(dāng)?shù)卣匍_(kāi)，或者會(huì)展規(guī)模比較大的話，這種方式就不適用了。
