對(duì)于大型會(huì)議活動(dòng)來(lái)說(shuō)在布置，彩排，正式會(huì)議活動(dòng)和拆卸設(shè)備等過(guò)程當(dāng)中，伙食和休息、人工都可能會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用，你的預(yù)算當(dāng)中是否包括這些費(fèi)用？合同有沒(méi)有規(guī)定把這些開(kāi)支列入總賬單？有沒(méi)有其他的服務(wù)公司來(lái)安裝設(shè)備？酒店的其他會(huì)議活動(dòng)會(huì)不會(huì)影響他們的安裝工作？

明確你的義務(wù)。你要不要支付安裝設(shè)備的工作人員的伙食費(fèi)？就餐時(shí)間計(jì)不計(jì)入工時(shí)？員工伙食費(fèi)是另外計(jì)費(fèi)，還是含在合約服務(wù)公司列出的書(shū)面預(yù)算里？有時(shí)你是不必支付伙食費(fèi)的，但要確認(rèn)清楚。你是否需要多交布場(chǎng)押金？酒店布場(chǎng)是不是需要另外交布場(chǎng)費(fèi)。燈光師們和舞臺(tái)工作人員就餐的時(shí)間安排可能不同，確定有誰(shuí)負(fù)責(zé)和監(jiān)督所有的就餐事宜。

試聽(tīng)設(shè)備的搬進(jìn)搬出，安裝拆卸都要多久？

如果你雇傭兩家不同的服務(wù)公司，一家負(fù)責(zé)舞臺(tái)，另一家負(fù)責(zé)視聽(tīng)，那么一定要保證它們清楚對(duì)方的日程安排和時(shí)間表，以避免沖突。最理想的情形是：負(fù)責(zé)舞臺(tái)的公司能夠同時(shí)完成視聽(tīng)設(shè)備，燈光和舞臺(tái)布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務(wù)的公司，但是，要權(quán)衡全套服務(wù)和單獨(dú)服務(wù)的價(jià)格。你可能只需要一個(gè)簡(jiǎn)易的舞臺(tái)，而對(duì)燈光和視聽(tīng)的要求不亞于搖滾音樂(lè)會(huì)，或者你需要復(fù)雜的舞臺(tái)卻要求有簡(jiǎn)單的照明。了解一下，看著提供成套服務(wù)的公司是否擁有你需要的設(shè)備，或者是否可以根據(jù)你的需要租用設(shè)備。你要保證獲得最能滿足你要求的設(shè)備，而不是單單使用現(xiàn)有的設(shè)備。

視聽(tīng)設(shè)備的卸車(chē)和安裝是否有要求？

在安裝視聽(tīng)設(shè)備的工作人員到達(dá)之前，需要進(jìn)行什么安排？比如，吊燈要不要拆卸，進(jìn)場(chǎng)的門(mén)高度夠不夠，通風(fēng)口要不要關(guān)閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進(jìn)行？又比如，你需要為工作人員做哪些準(zhǔn)備，以保證留給他們最多的工作時(shí)間？你當(dāng)然不希望安裝隊(duì)伍到場(chǎng)以后還要等到別人騰出大廳和過(guò)道，你必須比他們先到場(chǎng)，為他們的到達(dá)做好準(zhǔn)備工作。

還有什么額外開(kāi)支需要列入預(yù)算？

了解所有可能發(fā)生的額外開(kāi)支。比如，總帳單中，人員工資和電費(fèi)是定額收取的，還是根據(jù)實(shí)際使用量收?。扛鶕?jù)該場(chǎng)地以往所舉行的會(huì)議活動(dòng)情況估算一下開(kāi)支，將估算值列入預(yù)算。同時(shí)，留出預(yù)算10%的預(yù)備金，實(shí)際的花費(fèi)少于預(yù)算總比超過(guò)預(yù)算要好。還有，一定要索取場(chǎng)地書(shū)面的開(kāi)支預(yù)估。

資料整理：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司