(一)安排方式

對于會議住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題：

1、遇到旺季，酒店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。

2、與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因?yàn)閭€人無法有講價的能力。

3、會場租金可能較高，通常酒店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

(二)住宿程序

一旦預(yù)訂的房間決定后，會議主辦方需決定選用哪種基本住宿程序：

1、告訴酒店所有與會者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

2、告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3、經(jīng)由主辦單位代為處理。

4、經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。

(三)預(yù)定會議住宿的方式

會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。

訂房卡：

如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向酒店或會議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向酒店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常酒店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單：

住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給酒店，并告訴酒店收款方式，內(nèi)容包括：

1、注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個人或是邀請單位支付。

2、注明雜費(fèi)由誰負(fù)責(zé)(如在酒店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。

3、房間只保留到抵達(dá)日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

4、要求酒店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。

一旦房數(shù)被確定后，主辦單位會提供你一份酒店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與酒店業(yè)務(wù)代表談房價。如果可能，最好實(shí)際去看一下使用酒店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請酒店人員答復(fù)，同時也可以了解酒店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。

特別預(yù)訂：

有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂200間，20間為VIPs(貴賓)使用，其余180間為與會代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┵F賓和參展商都要特別小心接待。詳細(xì)與酒店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)：

1、特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價。

2、預(yù)訂的作業(yè)程序。

3、什么時限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。

在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。一般來說工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給酒店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠價格，來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分，因?yàn)榫频杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司