杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司在每次開會(huì)前會(huì)考慮哪些方面呢？會(huì)議服務(wù)有沒有標(biāo)準(zhǔn)呢？我們整理了七大會(huì)議要點(diǎn)提供給大家參考。

一、基本臺(tái)型

1．課桌式  2．劇院式  3 ．U字型  4 ．口字型  5  ．島嶼式

二、擺臺(tái)物品

1． 工作間：準(zhǔn)備小毛巾、飲水機(jī)、托盤、煙缸、開水瓶、冰水壺、接線板、“會(huì)議進(jìn)行中”牌、會(huì)議用品及百寶箱。

2．?dāng)[臺(tái)物品：折疊桌、會(huì)議椅、臺(tái)昵、會(huì)議夾、紙、筆、會(huì)議杯、杯墊、毛巾碟、水瓶、薄荷糖極其用碟、百寶箱。

2． 百寶箱配置：剪刀、小刀、尺、繩子、透明膠、膠水、大頭針、圖釘、回形針、鋼筆、彩色水筆、便簽。

三、聽眾臺(tái)（席）布置

1． 根據(jù)會(huì)議訂單的會(huì)議人數(shù)確認(rèn)會(huì)議所需桌、椅數(shù)、并擺成形。

2． 先布桌位、在鋪臺(tái)昵，在定椅位，在擺會(huì)議用品。

3． 桌面布置要求：會(huì)議夾擺放于會(huì)議椅中間，與桌邊齊平，會(huì)議杯墊杯墊，擺在會(huì)議夾的右上方，杯柄朝右。筆擺會(huì)議夾的右邊，筆尖朝下。（若是高級(jí)別會(huì)議接待，需擺毛巾碟，毛巾碟擺放在會(huì)議夾的左上方，與會(huì)議杯成一直線，桌子居中擺放一碟薄荷糖）。用繩子拉直校對(duì)是否整齊，并加以調(diào)整。

四、提示牌、舞臺(tái)布置

1． 指示牌，擺放在會(huì)議室主入口處。

2． 若有設(shè)會(huì)議吸煙區(qū)，在會(huì)議場(chǎng)所外設(shè)置“吸煙區(qū)”并擺放相應(yīng)的煙缸。

3． 按賓客要求進(jìn)行鮮花、綠色植物布置。

五、主席臺(tái)布置

1． 根據(jù)客人或訂單要求鋪臺(tái)昵或白色臺(tái)布，設(shè)筒裙，擺放水杯或會(huì)議杯及鮮花。

2． 講臺(tái)布花，大小適中，面向客人方向應(yīng)有垂吊。

六、簽到臺(tái)布置

用弧形桌或折疊桌，鋪臺(tái)昵（高級(jí)別接待鋪臺(tái)布，圍筒裙，擺鮮花），布“請(qǐng)賜名片”、“簽到處”

七、備品要求

1． 提供會(huì)議茶點(diǎn)時(shí)，茶點(diǎn)臺(tái)應(yīng)擺放在相對(duì)靠近、相對(duì)寬松的地點(diǎn)，具體由會(huì)議協(xié)調(diào)人根據(jù)客人要求確定。用臺(tái)布、筒裙裝飾。

2． 用具包括“咖啡勺、咖啡壺、紅茶、奶缸、糖、扎壺、水杯、食品碟、食品叉、水果叉、餐巾紙等。

八、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)程序

1． 會(huì)前準(zhǔn)備

A． 會(huì)前1小時(shí)，會(huì)議人員打開會(huì)議場(chǎng)所門、燈光、空調(diào)。

B． 打電話通知工程部門開啟設(shè)備。

C． 提前40分鐘左右到現(xiàn)場(chǎng)在次檢查，及時(shí)協(xié)助協(xié)調(diào)責(zé)任人與客人的溝通，處理問題。

2． 會(huì)前迎賓與服務(wù)

A． 迎賓員于會(huì)前1小時(shí)到位。標(biāo)準(zhǔn)按零點(diǎn)迎賓程序執(zhí)行。

B． 高級(jí)別會(huì)議接待時(shí)，隨客人人數(shù)的增多，逐漸抽減服務(wù)員的數(shù)量來為客人來椅，協(xié)助客人入座。

C． 分別為主席臺(tái)人員和與會(huì)的其他客人派小毛巾（主席臺(tái)或重要客人），斟倒茶水。

D． 規(guī)范操作：斟茶時(shí)，先主位，在副主位，類推（主席臺(tái)就座人員為奇數(shù)時(shí)，以中間為主位，主席臺(tái)就座人員為偶數(shù)時(shí)，以中間左手邊為主位）。前排自以后可以從一側(cè)開始倒茶水。為主席臺(tái)客人倒水時(shí)，要站在客人的右后側(cè)，左手提水瓶，右手將茶蓋翻放在桌上，以確保衛(wèi)生，然后拿起杯子倒水。茶杯要拿到客人身后斟倒，以不擋住開會(huì)人的視線。

3． 會(huì)中服務(wù)

A． 宣布會(huì)議開始之后，關(guān)閉各通道門，懸掛“會(huì)議進(jìn)行中”提示牌。

B． 會(huì)議自始至終，服務(wù)人員必須根據(jù)要求，站立在會(huì)場(chǎng)內(nèi)合適位置待命，不得擅自離場(chǎng)。因會(huì)場(chǎng)會(huì)議保密要求，服務(wù)人員侍立會(huì)場(chǎng)門外服務(wù)。

C． 會(huì)議進(jìn)行過程中一般半小時(shí)添加茶水一次。主要依照客人的情況而定，添加茶水時(shí)要求服務(wù)人員的動(dòng)作敏捷。

4． 茶點(diǎn)服務(wù)

點(diǎn)心、水果應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)，會(huì)議開始之后15~20分鐘布置。指定人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)保障。

5． 退場(chǎng)服務(wù)

A． 及時(shí)拉開各通道門。

B． 指定一部分人員站在主通道門前，為客人送行，并照顧年老體弱的代表退場(chǎng)。指定一部分人員及時(shí)檢查現(xiàn)場(chǎng)有無遺留物品，如文件等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)交至部長，或送會(huì)務(wù)組人員；發(fā)現(xiàn)未滅的煙頭等要及時(shí)處理。

C． 收起會(huì)議相關(guān)指示牌、海報(bào)等相關(guān)信息資料，撤回簽到臺(tái)，整理會(huì)場(chǎng)桌椅；

6． 注意事項(xiàng)

A． 服務(wù)要遵循“一笑、二輕、三熱情”的原則。

B． 服務(wù)員在會(huì)場(chǎng)內(nèi)的待命位置是門側(cè)，以便隨時(shí)提供服務(wù)。

C． 空調(diào)溫度除設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)外，還要注意客人的反應(yīng)。一但有特殊要，應(yīng)立即處理。

D． 客人需要復(fù)印資料，應(yīng)確認(rèn)張（份）數(shù)，放到會(huì)議夾內(nèi)，到商務(wù)中心復(fù)印，并帶原件、復(fù)件及收費(fèi)單據(jù)返回。原件和復(fù)印件要分別放置，請(qǐng)客人在收費(fèi)單據(jù)上簽字。單據(jù)送回商務(wù)中心。

資料整理：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司