一個成功的招商會議，與招商會組織者在會議籌備階段、召開階段和會后跟進(jìn)階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的工作是息息相關(guān)的，其中首要的步驟就是會議的籌備階段。 招商會議籌劃方案作為會議組織的綱要，主要圍繞如下三個環(huán)節(jié)進(jìn)行。 

1．確定會議目的、名稱、規(guī)模 

招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，公司的投資動態(tài)，以及行業(yè)發(fā)展的趨勢，根據(jù)具體要求確定會議場地，再根據(jù)邀請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的形式及規(guī)模。 

2．確定會議時間、會場，邀請客商 

招商會議時間的確定，除需考慮到會前準(zhǔn)備時間外，還要注意與會者的到場時間，我方人員的工作情況，協(xié)作機構(gòu)和新聞機構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤考慮。與會議時間相關(guān)的會期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進(jìn)行，并制訂詳細(xì)的計劃安排表，既要嚴(yán)格控制會議時間，力求高效，又必須使招商會議時間安排合理，讓組織者有充足時間介紹情況，參會客商有充裕時間提問、洽談和進(jìn)行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。 

招商會議地點(即會場)的選擇，應(yīng)依據(jù)會議的目的、規(guī)模及合作機構(gòu)的協(xié)助來確定。會場座位通常以略多于到會人數(shù)為好。如果會場太小，人員擁擠，影響會場秩序；會場過大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會議氣氛，兩者都會影響會議效果。 同時，在確定會議時間、會期及會議地點時，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動、周圍環(huán)境影響這三種因素。一般來說，會期安排在上午8～11時，下午2:30～5時，會場地點選擇在金融、工商界活動較為集中、交通便利、停車方便的地域為宜。 

3．編制會議費用預(yù)算 

通過編制會議費用預(yù)算，對于所需的總費用有一個大致的估算，并可有計劃地分配會議的各項費用，防止超支和浪費。招商會議的費用通常包括場地租金、設(shè)計費用、工作人員費用、聯(lián)絡(luò)及交際費用、差旅費、住宿費、宣傳費用、器材租金、運輸和保險費用等，要根據(jù)會議所要達(dá)到的效果來考慮這些費用的標(biāo)準(zhǔn)。 

籌劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步工作是盡快形成強有力的招商會務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的工作方案，分工協(xié)作予以實施。

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