會議通知的提前發(fā)放是為了讓我們的參會代表能夠清晰的了解到整個會議的基本信息，開會的地點時間，還有就是會議的大概流程，不至于讓我們的參會代表在來之前一無所知，所以發(fā)放會議通知也是一件重要的工作，杭州伍方會議總結(jié)了我們會議通知在發(fā)放時的要求。

①提前宣布

重要的會議，各項準(zhǔn)備工作就緒后，就要盡早告訴與會人員，讓他們提前做好準(zhǔn)備：約請性會議為精確計算與會人數(shù)，須提前一周以上宣布告訴，并附上回執(zhí)。杭州伍方會議回執(zhí)中包含了受邀請人的名字、性別、年紀(jì)、工作單位、職務(wù)或職稱、是不是會參加會議、是否需要預(yù)定房間、是否需要火車票以及飛機票預(yù)訂等等信息。但會議沒有必要過早宣布，避免狀況發(fā)生改變或形成忘記。

②按規(guī)則規(guī)模發(fā)

至于會議告訴應(yīng)發(fā)到哪一級單位或人員，應(yīng)按規(guī)則處理。沒有規(guī)則時，應(yīng)依照常規(guī)和具體狀況處理。假如該被告訴的人未接到告訴，他可以提出這次會議沒有依照法定程序舉辦，并否認會議的效力。接到告訴的人不參加會議，是他自己拋棄權(quán)力：可是組織者不發(fā)告訴或告訴有過錯，就是組織者的職責(zé)。

③執(zhí)行到人

會議公司在發(fā)送會議告訴時應(yīng)仔細斷定會議的規(guī)模，確保給每一位與會者發(fā)送會議告訴。告訴的信封上應(yīng)精確標(biāo)明與會者的具體地址、工作單位、名字等，并在明顯方位上奪目地標(biāo)出“會議告訴”的字樣?？蓪h中運用的有關(guān)票證(入場券、代表證、坐次號、編組名單以及就餐證、搭車證等)與會議告訴一并發(fā)送。必要時，在告訴送出之后以電話或者其他方式和與會人員取得聯(lián)系，確認是不是收到告訴、是不是能參加會議等項內(nèi)容。有些單位發(fā)會議告訴時，需當(dāng)事人簽名，若當(dāng)事人不在，就請別人代為告訴。

④平常打好根底

做好發(fā)放告訴工作需要在平常打好根底，不能忽略一些細微瑣碎的事情，如領(lǐng)導(dǎo)同志、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址、電話、電子郵件地址等要知道精確，依據(jù)改變及時修改。

會議通知是我們會議開始前的準(zhǔn)備工作，也是給我們參會代表的第一印象，所以我們的會議通知要嚴(yán)格按照要求，打好開始的第一張牌。

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