會(huì)議的突發(fā)情況會(huì)給會(huì)務(wù)人員造成被動(dòng)，如果會(huì)務(wù)人員不能及時(shí)從容應(yīng)對，勢必造成慌亂和差錯(cuò)，影響會(huì)議的效果。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司堅(jiān)持防患于未然，保證了每次會(huì)議的勝利召開和圓滿落幕。

一、樹立應(yīng)變意識(shí)，制定縝密方案。

在會(huì)議的組織服務(wù)中，我們在跟進(jìn)過程中不斷完善會(huì)務(wù)方案，防止出現(xiàn)“萬一”。成功應(yīng)對會(huì)議突發(fā)情況靠的是會(huì)務(wù)人員對會(huì)務(wù)工作的縝密考慮。每次召開大型會(huì)議前，我們都召開會(huì)務(wù)工作會(huì)議，就會(huì)議組織服務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真研究討論。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、議題、議程、會(huì)期長短以及人員多少，明確會(huì)議的要求，制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。對規(guī)格高、規(guī)模大、人員多的大型會(huì)議，我們還從交通安全、車輛停放、供水供電、衛(wèi)生安全等各個(gè)方面制定出具體方案。如有觀摩考察活動(dòng)，我們則提前對參觀觀摩路線反復(fù)踩點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握觀摩具體線路行程及觀摩點(diǎn)情況。在觀摩活動(dòng)中，由會(huì)務(wù)人員打好前站，一旦出現(xiàn)突發(fā)情況能及時(shí)處置。

二、做好防范準(zhǔn)備，提高應(yīng)變能力。

大型會(huì)議和活動(dòng)會(huì)期長、規(guī)模大、人員多，會(huì)議期間活動(dòng)較多，不可預(yù)期的因素也多，往往容易在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)務(wù)人員必須做好突發(fā)情況的應(yīng)對準(zhǔn)備，保證臨變不驚、處變不亂。在會(huì)議組織服務(wù)中，我們積累了以下四點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：

1.名牌多備。出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前發(fā)生變化是會(huì)務(wù)服務(wù)中經(jīng)常遇到的問題。在會(huì)議服務(wù)中我們都在會(huì)前核對落實(shí)出席領(lǐng)導(dǎo)是否有變。會(huì)前10分鐘還沒到的，及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)秘書、司機(jī)聯(lián)系，予以提醒，落實(shí)情況。同時(shí)，制作多套領(lǐng)導(dǎo)名牌，每套專箱保存，每次會(huì)議都帶齊所有原擬定參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的名牌，對會(huì)前變更出席領(lǐng)導(dǎo)的，能及時(shí)更換。

2.材料備份。每次會(huì)議前，在領(lǐng)導(dǎo)講話或會(huì)議材料定稿之后，我們在提前送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及秘書的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員另外各好一份講話稿和會(huì)議材料。一旦發(fā)生出席領(lǐng)導(dǎo)因特殊情況忘帶材料的情況，能及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)。

3.會(huì)前查驗(yàn)。會(huì)議準(zhǔn)備工作就緒后，我們都在會(huì)前對會(huì)場布置、會(huì)標(biāo)掛制、材料分發(fā)和話筒音響等各個(gè)環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行查驗(yàn)，“吹毛求疵”，保證不出任何差錯(cuò)。

4.及時(shí)匯報(bào)。專題會(huì)議或小范圍會(huì)議，我們在通知會(huì)議時(shí)均要求參加會(huì)議單位回復(fù)參會(huì)人員名單，確認(rèn)單位主要領(lǐng)導(dǎo)能否參會(huì)，對單位主要領(lǐng)導(dǎo)不能參加會(huì)議的及時(shí)向安排會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整參會(huì)人員或調(diào)整會(huì)議時(shí)間。

三、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保信息暢通

會(huì)務(wù)人員對整個(gè)會(huì)議組織服務(wù)工作的了解掌握程度以及會(huì)務(wù)人員之間信息能否及時(shí)溝通，是保證會(huì)議不出差錯(cuò)、不出問題的關(guān)鍵，也是及時(shí)應(yīng)對會(huì)議突變情況的保證。

1.加強(qiáng)溝通。我們除印發(fā)會(huì)務(wù)工作方案，明確各個(gè)會(huì)務(wù)工作組的職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)要求外，還印發(fā)會(huì)務(wù)人員詳細(xì)分工及聯(lián)絡(luò)表，便于每個(gè)會(huì)務(wù)組互相溝通、了解情況。

2.注重銜接。在大型會(huì)議和活動(dòng)組織服務(wù)中，我們注重加強(qiáng)各工作組之間的工作銜接。一方面根據(jù)需要，及時(shí)召開會(huì)務(wù)各工作組碰頭會(huì)，通報(bào)各組工作情況，分析會(huì)務(wù)工作中存在的問題。另一方面在會(huì)議議程、時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人員、出席領(lǐng)導(dǎo)等發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)向各工作組和會(huì)務(wù)人員通報(bào)，保證信息及時(shí)暢通。

3.綜合協(xié)調(diào)。大型會(huì)議涉及的服務(wù)單位多，特別是一些重大活動(dòng)往往涉及信訪、城建、交通、公安、衛(wèi)生、電力等多個(gè)部門，要保證突發(fā)情況的及時(shí)處理，必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)。

資料整理：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司

編輯人：靜靜