會議舉辦過程中詳細周密的策劃可以將會議的風(fēng)險降低至最小。然而有些事情確實是你無法控制的，像火災(zāi)、恐怖活動或示威游行；也可能一場改變風(fēng)向的颶風(fēng)襲擊了會議舉辦地區(qū)，或者一夜暴雨淹沒了城市街道；或者發(fā)生醫(yī)療突發(fā)事件，某個與會者需要連夜送往急救室。對于此類突如其來的變化，你有對策嗎？

這就是為什么風(fēng)險管理成為會議策劃者不容忽視的一個問題的原因所在。酒店、會展中心等機構(gòu)一般都有各自的應(yīng)急措施，他們當(dāng)然也更愿意與會議策劃者和策劃機構(gòu)合作，共享措施，共擔(dān)風(fēng)險。不管怎樣，你為此付出的努力應(yīng)該是必須的。

火災(zāi)

火災(zāi)來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內(nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會者曾經(jīng)看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機構(gòu)，仍然有必要讓與會者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點時間把這些注意事項打印在計劃書中或作為附加材料發(fā)放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。

 

恐怖襲擊

恐怖襲擊這個字眼曾經(jīng)離人們很遙遠，但現(xiàn)在它又回來了，許多人不得不面對它，尤其是2001年以后。許多酒店和公共機構(gòu)已經(jīng)制定了相應(yīng)的對策來處理此類事件。這些對策并非針對你、會議組織機構(gòu)或舉辦會議的酒店或會展中心，而是因為它們有可能成為恐怖組織襲擊的目標。由于情況難以預(yù)測，所以安全和風(fēng)險管理的要求也隨之提高。

你應(yīng)該制定一些應(yīng)急行動計劃，并對員工進行針對性的培訓(xùn)，以便當(dāng)緊急情況發(fā)生時，他們可以和與會者們并肩作戰(zhàn)。你還可以和酒店員工以及執(zhí)法部門合作，按照他們的指令行事。

 

自然災(zāi)害

另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來做準備，但是如果你取消會議，或為了使與會者錯過颶風(fēng)而縮短會議時間，那么你將會遭遇財政預(yù)算的危機。當(dāng)然，人的生命比金錢更重要。面對自然災(zāi)害，你無計可施。唯一能做的就是制定出一個恢復(fù)計劃以及考慮如何彌補損失。在這種情況下，保險就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險，其他種類的保險也是很有用處的。

 

醫(yī)療突發(fā)事件

這些事件在任何時候、任何地點都會發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個人心臟病發(fā)作時可能沒有任何預(yù)兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時間、地點以及情形總是不斷變化的。

會議策劃者在策劃會議時應(yīng)該考慮到這些情形，可以和酒店醫(yī)療部門事先做好溝通，同時要熟悉會議場地附近醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)的情況。

另外，讓工作人員學(xué)會人工呼吸或心肺救助復(fù)蘇方法也是一個明智之舉。許多酒店和機構(gòu)要求從總經(jīng)理到門童在內(nèi)的所有人員都要上人工呼吸和心肺救助復(fù)蘇方法課程。這些課程的目的是讓所有人明白，挽救生命是每個公民的職責(zé)。