伍方會(huì)議服務(wù)組織籌備一場(chǎng)會(huì)議,相當(dāng)于進(jìn)行生產(chǎn)和銷售,必須在最前面作出一個(gè)總體的計(jì)劃,而且在工作過程中要記住兩個(gè)要點(diǎn):第一是要體現(xiàn)出會(huì)議的特色;第二是要安排好會(huì)議的具體流程內(nèi)容。
會(huì)議的出席者要慎重確定,不得是濫竽充數(shù)者,或者是讓對(duì)方感覺到勉為其難。
一般來說,會(huì)議的出席者會(huì)包含以下人員:
一、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門的領(lǐng)導(dǎo),大都對(duì)單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo)。邀請(qǐng)他們參加,主要是為了表示感激之心。
二、大眾傳媒
在現(xiàn)代社會(huì)中,報(bào)紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會(huì)“第四權(quán)力”。邀請(qǐng)它們,并主動(dòng)與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進(jìn)而有助于加深社會(huì)對(duì)本單位的了解和認(rèn)同。
三、社會(huì)名流
根據(jù)公共關(guān)系學(xué)中的“名人效應(yīng)”原理,社會(huì)各界的名人對(duì)于公眾最有吸引力,能夠請(qǐng)到他們,將有助于更好地提高本單位的知名度。
四、合作伙伴
在商務(wù)活動(dòng)中,合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運(yùn)的。請(qǐng)他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應(yīng)該的,而且也是絕對(duì)必要的。
五、社區(qū)關(guān)系
它們是指那些與本單位共居于同一區(qū)域、對(duì)本單位具有種種制約作用的社會(huì)實(shí)體。例如,本單位周圍的居民委吊會(huì)、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、幼兒園、養(yǎng)老院、商店以及其他單位等等。
六、單位員工
員工是本單位的主人,本單位每一項(xiàng)成就的取得,都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織會(huì)議時(shí),是不容許將他們完全“置之度外”的。
會(huì)議禮儀的儀式規(guī)定,當(dāng)要擬定一個(gè)會(huì)議的程序時(shí)候,伍方會(huì)議服務(wù)一定會(huì)遵循以下兩條原則去執(zhí)行:
一、時(shí)間可短不可場(chǎng)
一般從大體上面來說,一個(gè)會(huì)議活動(dòng)應(yīng)該是以一個(gè)小時(shí)為極限。這是為了效果的良好來考慮的,并且也是為了體現(xiàn)尊重出席者以及來賓。
二、程序可少不可多
一個(gè)會(huì)議的流程越多的話會(huì)讓與會(huì)人員感覺心里十分的繁重,會(huì)造成一種心理上面的負(fù)擔(dān),流程如果想對(duì)較少的話可能會(huì)給活動(dòng)帶來不一樣的效果。
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