一個成功的會議管理人一定要確定在現(xiàn)場的有效溝通，相反地一個不成功的會議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計劃，卻因為現(xiàn)場協(xié)調(diào)不好而使會議失色，所謂現(xiàn)場溝通是團(tuán)隊合作的表現(xiàn)。伍方會議服務(wù)都會做到以下兩點來進(jìn)行現(xiàn)場溝通。 

　  （一)會前協(xié)調(diào)會： 

　　在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)會的目的是對會議現(xiàn)場安排整個細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。  

　　協(xié)調(diào)會是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清楚，彼此指派一個人負(fù)責(zé)溝通，有關(guān)場地部分都向場地承辦人溝通，因為場地承辦人不一定一直在會場，問他(她)分機(jī)號碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰聯(lián)絡(luò)。安排在會前與會場及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會是非常重要也是必要的。包括會議中心、飯店、交通／旅游公司等，這是在會前最后一次解決問題的機(jī)會。 

    （二)電話、無線對講機(jī)和呼叫器 

　　電話：小型會議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會議只靠會場或飯店電話系統(tǒng)可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話線和設(shè)備有限，因此會收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫捪到y(tǒng)，至少要在4個星期前申請。大型會議最好自己申請專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng)，電話號碼往往很難在大會手冊印制前獲得，但有時也可向雷話公司說明，他們可以先提供號碼，但是不保證到時候安置的號碼一定相同，如果會議在會議中心舉行，他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng)，事先要有電話號碼就不會那么復(fù)雜。  

無線對講機(jī)：為了在會場快速與主要工作人員溝通，很多會議籌辦人利用對講機(jī)聯(lián)系。對講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內(nèi)。不論在處理任何問題，現(xiàn)場溝通中必須要做到準(zhǔn)時、方便、合理的為客戶解決這才是我們伍方會議服務(wù)真正的價值所在。

資料整理：小艷