會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容確定之后，伍方會(huì)議服務(wù)在策劃會(huì)議接待時(shí)圍繞會(huì)議參加人員的吃住行游樂等具體安排來做好會(huì)議接待的策劃工作。

（1）準(zhǔn)備工作。

  準(zhǔn)備工作即了解與會(huì)人員的情況，包括：①姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗、健康狀況、所代表的組織機(jī)構(gòu)等基本情況。②參會(huì)目的；③與會(huì)人員抵離時(shí)間和所選擇的交通工具。上述情況可通過匯總會(huì)議回執(zhí)和報(bào)名表，或查閱以往會(huì)議的檔案資料獲得。

（2）確定迎送規(guī)格

  對(duì)于邀請(qǐng)的VIP、嘉賓和重要發(fā)言人，應(yīng)遵循身份相當(dāng)原則安排工作人員和車輛迎送。通常迎送人與主賓身份相當(dāng)，按照高規(guī)格接待來賓，體現(xiàn)高度重視、對(duì)外開放、擴(kuò)大宣傳的服務(wù)理念。迎接重要的來賓，可以獻(xiàn)花，通常由女童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上，忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃色花朵。

（3）不同的客人按不同的方式迎接。

  對(duì)大批客人迎接。可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清；對(duì)首次前來，又不認(rèn)識(shí)的客人，應(yīng)主動(dòng)打聽，并自我介紹；而對(duì)比較熟悉的客人，則不必介紹，僅上前握手，互致問候就可以了。

（4）掌握到達(dá)和離開的時(shí)間，如有變化，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員。

  迎接人員通常應(yīng)提前15分鐘到達(dá)迎接地點(diǎn)，絕對(duì)不能遲到。伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為迎送的目的是為了讓每一位與會(huì)人員都有賓至如歸的感覺。

  資料整理：旭芳