在現(xiàn)代管理中，建立必須的會(huì)議制度利用會(huì)議的方式來(lái)溝通信息，安排和協(xié)調(diào)工作，進(jìn)行咨詢、論證、決策是經(jīng)常的，也是十分必要的。實(shí)行統(tǒng)一的會(huì)議管理制度，是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、整齊步伐、提高工作效率，推動(dòng)工作的有效方法，也是民揚(yáng)民主、集思廣益、實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的必要形式。建立會(huì)議制度，是一項(xiàng)很重要的工作。為使每次會(huì)議都能達(dá)到預(yù)期目的，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為應(yīng)注意以下五點(diǎn)：

 

 （1）每次會(huì)議都要有明確的目的，都要解決一定的問(wèn)題；

每次會(huì)議的議題不宜太多，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi)，可參加可不參加的人員不參加會(huì)議。屬于部門(mén)職責(zé)范圍或主管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)解決的問(wèn)題不上會(huì)，已有成文規(guī)定或先例的事，非特殊情況不上會(huì)。

 

 （2）每次會(huì)議都應(yīng)有充分準(zhǔn)備；

會(huì)前由部門(mén)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)將議題送到有關(guān)辦事機(jī)構(gòu)，由辦事機(jī)構(gòu)整理好議題，向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將議題提前通知與會(huì)人員。準(zhǔn)備不充分，沒(méi)有提出解決方案的議題不上會(huì)；主管部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一意見(jiàn)而“矛盾上交”的議題也不上會(huì)。

 

 （3）會(huì)議主持人必須緊緊抓住議題；

既要啟發(fā)誘導(dǎo)與會(huì)者充分發(fā)表意見(jiàn)，又要注意控制離題和重復(fù)的發(fā)言。發(fā)言者應(yīng)辦求語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練，到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)要避免人必講話的慣例。

 

 （4）會(huì)議決議，要責(zé)成有關(guān)人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行；

會(huì)議形成的決議，主持人要責(zé)成有關(guān)人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行；有關(guān)辦事機(jī)構(gòu)要負(fù)責(zé)督促檢查，并收集反饋信息及時(shí)間主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。全校性的會(huì)議，由校辦統(tǒng)一安排、組織。會(huì)議時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，會(huì)議組織者要負(fù)責(zé)整頓會(huì)風(fēng)，反對(duì)遲到、早退和會(huì)上交頭接耳等不良現(xiàn)象。

 

 （5）指定專人作好會(huì)議記錄；

會(huì)議主持人應(yīng)指定專人作好會(huì)議記錄，重要會(huì)議應(yīng)有兩名記錄者同時(shí)工作，有關(guān)辦事機(jī)構(gòu)要整理好記錄，事后按檔案管理辦法立卷歸檔。

 

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)