隨著杭州這座城市的國際知名度的不斷提高，杭州也將成為國際會議舉辦的首選城市之一，在此，杭州伍方會議服務也再不斷實踐和了解這個領域的專業(yè)，希望能在國際會議上為杭州這座城市增加服務的支持力量。

一、國際會議策劃涉及到的專業(yè)知識
1.確定會議的主辦單位，支持單位和承辦單位
(1)會議的主辦單位
會議組織者應是會議的主辦單位，應該是具有法人資格的單位，能夠制定會議的舉辦方案或計劃，能夠負責組織會議實施和財務管理等重要工作，能夠承擔舉辦方案或計劃，能夠承擔舉辦國際會議中的民事責任。
會議可以同時有幾個主辦單位，要明確各個主辦單位在舉辦國際會議時所承擔的義務和享受的權力，并有書面的材料備案。會議確定的主辦單位，應實際負責今后該國際會議的組織和管理工作。
(2)會議的支持單位
為提高會議的權威性，在我國舉辦國際會議時，會議組織者經(jīng)常將我國的許多政府部門列在會議的通知書上，作為會議的支持單位。例如，醫(yī)學方面的會議將衛(wèi)生部列為支持單位，通信方面的會議將信息產(chǎn)業(yè)部列為支持單位。目前，我國有關制度規(guī)定，會議組織者要將任何部門列為會議的支持單位，必須得到這些部門的書面同意，如果事先會議組織者不向這些政府主管部門請示并得到批準，是不允許私自將這些機構列出的。
(3)國外的支持單位
會議組織者有時為提高會議的國際影響，會邀請一些國際組織和國外機構作為會議的主辦單位或支持單位，事先也要征得對方的同意，并與這些國外機構簽訂合同，規(guī)定對方承擔的義務和享受的權力，特別要明確對方的經(jīng)濟利益。
(4)會議的承辦單位
會議組織者應選擇有能力和有經(jīng)驗的機構作為會議的承辦單位，確保會議的成功。主辦單位和承辦單位之間要有書面委托合同，規(guī)定所委托的項目和所支付的費用。
2.確定會議的專業(yè)內容
會議組織者應該選擇我國獨有的學科領域舉辦國際會議。如針灸、中醫(yī)中藥以及古陶瓷等學科領域；或者是我國的科技水平處于世界領先地位的某些學科領域，如生化和航天等學科。在這些領域中舉辦國際會議，便于吸引國外代表來我國參加會議，會議容易取得成功。
(1)會議的大會主題和次要分組會議的專業(yè)議題
國際會議的大會議題應該次要圍繞本學科領域中國際上最新的科研成果和未來發(fā)展趨勢，這是世界上所有學者最關心的問題，容易引起他們的興趣而前來參加會議。分組會議的專題應能涵蓋該學科領域中的次要課題，范圍應該廣泛。例如，以基礎理論為次要內容的醫(yī)學國際會議可以適當添加臨床方面的內容，這樣做的結果既有助于理論聯(lián)系實際，也有助于吸引臨床方面的醫(yī)務工作者參加會議。
(2)明確該會議對我國科學技術發(fā)展和國民經(jīng)濟建設的促進意義
一個策劃成功的國際會議的專業(yè)內容，必將會對我國的科學技術發(fā)展和國民經(jīng)濟建設產(chǎn)生極大的促進作用，因此在初期確定會議專業(yè)內容時就應該本著這個原則停止安排，避免所舉辦的國際會議只是泛泛地空談，從理論到理論，而不能解決任何實際問題。
3.確定會議的中文和英文名稱
(1)國際會議名稱應與會議的內容相符
國際會議的名稱應該與會議的內容相符，使人一目了然地了解會議所涉及的學科領域。有些會議為了能夠吸引更多交叉學科和相關學科的人員參加，會議名稱涵蓋的學科范圍可以適當放寬一些。例如，2001年9月中國抗癌協(xié)會在北京舉辦的亞太地區(qū)腫瘤生物學會議，原會議名稱為亞太地區(qū)腫瘤標志會議。于是，會議組織者就將會議名稱由腫瘤標志更改為腫瘤生物學，使許多相關學科的人員也都有興趣前來參加會議，會議的規(guī)模超過預期，收到了很好的效果。
(2)不允許冠以“中國”或“中華”等稱謂的會議名稱
有些國際會議的組織者實際上只是某地區(qū)或某部門的一個機構，不是全國性機構也不能代表中國的最高學術水平，但為了加大聲勢，提高會議檔次，給自已舉辦的國際會議冠以“中國國際××大會”或“中華××大會”的名稱。許多國內和國外代表慕名而來，卻達不到交流和學習的目的，有損我國的對外形象。因此，我國有關部門規(guī)定，今后的國際會議不再允許冠以“中國”“中華”的稱呼。如不得使用“中國國際××會議”的名稱。
(3)不允許冠以“全球華人”或“華人”等稱謂的會議名稱
有些國際會議冠以“全球華人××大會”“華人××會議”等稱謂，這與開展國際正常交流所遵循的ICSU的原則，即“國際科學活動中倡導、制定和實行科學普遍性原則，即各國科學家不論其國籍、宗教、信仰、政治主張、種族、膚色、語言、年齡和性別，都有結交和表達的自由，獲取信息和資料的自由，交流和行動的自由，不得有任何歧視”是相違背的，在我國舉辦的會議不允許冠以此類名稱。
4.確定會議的舉辦時間
由于我國機構發(fā)起的國際會議在確定會議的時間和會期時不用與國際組織協(xié)商，所以選擇的余地會大一點，但在選擇會議舉辦時間要注意以下幾點：
(1)避免與國內和國外同類型的大型國際會議銜接過緊
當今世界已經(jīng)進入信息時代，國際交流空前活躍，同一學科領域內，每年在不同的國家舉辦相同題目的國際會議是經(jīng)常發(fā)生的，每一位專家都要選擇他們最感興趣的會議參加，特別是國際組織舉辦的系列性會議，更是他們參加會議的首選。因此，會議組織者在確定國際會議舉辦時間時，一定要避免與國際同類型的大型會議銜接過緊，否則將會使來我國參加會議的國外代表銳減。例如，中國畜牧獸醫(yī)學會在1997年年初開始籌備1998年8月在北京舉辦國際養(yǎng)豬大會，國外代表報名的情況非常不理想但又不知是何原因，直到1998年6月突然收到一個稱為國際豬獸醫(yī)學會的信函，才了解到該機構主辦的第18屆國際豬獸醫(yī)大會也在1998年8月舉行，會期比我們的會議早7天，世界上大多數(shù)專家到倫敦參加大會，會議代表幾千人，而前來參加我國會議的國外代表卻只有30多人，致使會議未能取得預期效果。
(2)會議盡量放在暑期舉辦
由于來我國參加會議的代表很多是來自于國內和國外大學的老師和學生，為方便他們參加會議，國際會議的會期應盡量選擇在大學暑假期間，即每年的7，8兩個月。
(3)會議盡量避開旅游高峰期和節(jié)假日
參加國際會議的代表經(jīng)常利用會議的空閑時間到旅游景區(qū)參觀游覽，因而應該盡量避免將會議的舉辦安排在我國的旅游高峰期和節(jié)假日，如“五一”和“十一”的長假。
(4)確定的會議時間不宜輕易改動
國際會議的舉辦時間一經(jīng)確定，不宜輕易改期，否則將會使許多原來計劃前來參加會議的代表不能參加。
(5)會期不宜過長
會期的長短次要取決于會議征集到的論文的多少。由于我國機構發(fā)起的國際會議的影響力通常不會很大，征集到的國外論文也不會很多，因此會期不宜過長，通常不應超過3天。
5.確定會議的舉辦城市
(1)應首先選會議組織者所在的城市
國際會議的首選城市應該是會議組織所在的城市。會議組織者對該城市的各方面條件比擬了解，便于尋找最適合該國際會議舉辦的會議中心或飯店，并容易和會議場址機構停止面對面的聯(lián)系和溝通。選擇會議組織者所在城市的另一個好處是能節(jié)省一大筆差旅費用。
(2)口岸城市有利于國外代表參會
會議組織者一定要選擇其他城市來舉辦國際會議時，應首先考慮將會議安排到交通方便的城市，如北京、上海和廣州等口岸城市，這些城市和世界上很多大城市之間都有直通的航班，便于代表安排國際旅行?？诎冻鞘械牧硪粋€好處是便于國外代表出入境和來自國外的會議資料和展品入關。選擇口岸城市除了具有上述優(yōu)點外，會場、飯店和旅游等其他各方面的條件也比擬好，容易滿足國際會議的各種要求。
(3)可以考慮選擇歷史名城或旅游城市
一般性國際會議的規(guī)模較小，會議組織者有時將國際會議安排到我國的一些歷史名城或旅游城市舉辦，也是一種不錯的選擇，像西安、桂林和昆明等城市已經(jīng)舉辦了許多國際會議，取得了不錯的效果。安排會議時，一定要注意時間的選擇，盡量避開旅游的高峰期。2000年9月，國際高分子物理會議安排在黃山舉辦，由于正值旅游高峰，人滿為患，選用的飯店根本不能滿足會議的需要，用旅游資源吸引會議代表的效果也就大打折扣。
6．猜測會議的規(guī)模
會議的規(guī)模大小不同，申報的程序也不完全相同。會議組織者可根據(jù)我國在該領域學術水平的高低，是否能邀請到國際一流的專家做大會的特邀報告，會議代表和注冊費和旅館費用的多少，以及參考其他國家舉辦同類型國際會議的人數(shù)等，猜測出參加本屆國際會議的規(guī)模。實際操作時，對于來自國外的會議代表可適當估計得少一些。
7．衡量會議預算能否做到收支平衡
我國對國際會議的財務政策是要求會議經(jīng)費次要依靠會議本身的收入，做到收支平衡，國家財政通常不給經(jīng)費的補貼。
(1)立足于利用注冊費保持國際會議的財務平衡
國際會議的預算比擬簡單，因為國際會議的收入次要來自代表交納的注冊費，因此只要猜測注冊費用是否能夠涵蓋會議的全部支出，做到以會養(yǎng)會，收支平衡，略有結余即可。
(2)是否還有其他的經(jīng)費來源
由于我國機構發(fā)起的國際會議為了吸引更多的代表參加會議，注冊費的標準都比擬低，有可能單憑會議的注冊費不能保證收支平衡。會議組織者一定要努力爭取獲得其他的經(jīng)費來源，如旅游收入和企業(yè)的贊助等。有時也可考慮舉辦一個小型的展覽會。必須獲得政府部門資助部分經(jīng)費的，一定要有充分的理由。
8．確定會議附設展覽
與企業(yè)聯(lián)系密切的學科在舉辦國際會議時，會議的組織者可以考慮在會議期間舉辦一個小型的展覽會。邀請一些科研水平和產(chǎn)品在本學科領域中處于國際領先地位的公司、廠家參展，展出他們最新的科研成果和產(chǎn)品，用以吸引國內外專家和學者前來參加會議和展覽，既可以擴大會議規(guī)模，又可以收取一定的展覽費用，增加會議的收入。
9．確定會議對內的聯(lián)絡人
在會議審批過程中，政府主管部門經(jīng)常要向會議組織者詢問一些申請報告中沒有說清楚的問題，因此要明確對內的聯(lián)絡人，向政府主管部門提供他的工作單位、通信地址、電話、傳真和電話信箱，有利于及時取得聯(lián)系。
在以上各項基本明確后，會議組織者可按規(guī)定向主管部門停止國際會議的報批工作。

二、具體工作實施的步驟
1.準備工作
  收集相關信息和資料。
  調研已經(jīng)成功舉辦過的國際會議。
2.工作步驟
  第一步啟動舉辦國際會議的初期策劃方案。
  第二步選擇和確定舉辦國際會議的各個機構。
這些機構次要有主辦單位、支持單位和承辦單位。
  第三步研究并初步確定國際會議專業(yè)內容。
第一，明確此次國際會議對我國科學技術發(fā)展和國民經(jīng)濟建設的促進意義。
第二，確定國際會議的大會議題。
第三，確定國際會議各個分組會議的專題。
  第四步確定國際會議的其他有關問題。
第一，確定該次國際會議中文和英文名稱。
第二，確定國際會議的舉辦時間。
第三，選擇會議舉辦城市。
  第五步規(guī)劃會議預算。
第一，猜測會議的規(guī)模。
第二，編制會議預算。
  第六步研究決定是否舉辦會議附設展覽。
  第七步上述問題安排妥當后，開始辦理審批手續(xù)。
3.特別提示
  我國機構發(fā)起的國際會議通常規(guī)模都不會很大，注意會議的預算是否能平衡。  我國有些機構在專業(yè)領域權威性不高，因此策劃的國際會議有時甚至不能成功舉辦。
  由于不能收取很高的注冊費，我國機構發(fā)起的國際會議通常需要尋求企業(yè)贊助。（杭州伍方會議整理）