在舉辦會(huì)議前，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為策劃者應(yīng)該具體明確以下要點(diǎn)：

　　預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期、會(huì)議預(yù)計(jì)召開的周期、計(jì)劃召開會(huì)議的地點(diǎn)、明確會(huì)議形式或會(huì)議召開程序、需要場地的大小與類型、到會(huì)人數(shù)的多少、會(huì)議預(yù)算是多少、計(jì)劃選用的酒店和設(shè)施的級(jí)別、為參會(huì)者提供的房間標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)列表、制作會(huì)議邀請函的責(zé)任人、會(huì)議相關(guān)資料的打印負(fù)責(zé)人、確定會(huì)議的發(fā)言人（特別是重要發(fā)言人）、會(huì)議需要的視聽設(shè)備的級(jí)別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負(fù)責(zé)、酒會(huì)、招待會(huì)的次數(shù)、與會(huì)者的參會(huì)條件及優(yōu)惠措施、是否為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)等等。

做會(huì)前，要先明確會(huì)議活動(dòng)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
 

　　1．明確會(huì)議類型　

　　會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境。明確會(huì)議類型是策劃并成功召開會(huì)議的前提。

　　2．確定籌劃及執(zhí)行會(huì)議的團(tuán)隊(duì)　

　　在一個(gè)公司里，從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。

　　3．有效溝通　

　　在籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，籌劃者最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，在雙方的意見達(dá)成一致后，籌劃者就可以做下一步的會(huì)議籌劃了。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)